Manual do Usuário FappGE

Escolher o país

Endereço do sistema (primeira visita) ou /entrar

A primeira tela pergunta se a sua empresa é do Brasil ou do Paraguai. Essa escolha define o idioma, a moeda e o tipo de documento (CNPJ ou RUC) que o sistema vai usar antes de você entrar.

O que você vê

• A logo do FappGE e a frase Escolha o seu país · Elija su país.
• Dois cartões com bandeira: Brasil (Português) e Paraguay (Español).

Como escolher

1. Clique na bandeira do seu país.
2. Você vai para a tela de login. Se já estava logado neste navegador, vai direto para o Dashboard.

Criar a conta da empresa

Login → Criar conta da empresa ou /registrar

Aqui a sua empresa nasce no FappGE, junto com o primeiro usuário administrador. Não precisa de cartão: a conta começa com um período de teste com todos os módulos liberados.

O que você vê

• O selo 14 dias de teste grátis com todos os módulos — sem cartão.
• Bloco Dados da empresa: Razão social / Nome e CNPJ. Para empresa do Paraguai, o mesmo campo recebe o RUC, com máscara própria.
• Bloco Administrador da conta: Nome completo, E-mail, Senha (mín. 8 caracteres) e Confirmar senha.
• A caixa de aceite: Li e aceito os Termos de Uso e a Política de Privacidade, e declaro ter poderes para contratar em nome desta empresa. Os dois links abrem em nova aba.
• O botão Criar conta da empresa.

Como criar a conta

1. Preencha Razão social / Nome e o CNPJ.
2. Preencha o nome, o e-mail e a senha de quem vai administrar o sistema. Confirme a senha.
3. Marque a caixa de aceite. O botão só fica ativo depois disso.
4. Clique em Criar conta da empresa. Você entra direto no Dashboard, já logado.

O que nasce junto com a conta

Erros e avisos

• "CNPJ ou CPF inválido: confira os dígitos." / "RUC inválido: confira o número e o dígito verificador." — o campo fica vermelho enquanto o dígito verificador não bate. No Brasil isso é só um aviso; no Paraguai o cadastro é recusado.
• "A senha precisa ter ao menos 8 caracteres." e "As senhas não conferem." — corrija a senha antes de enviar.
• "Já existe uma empresa com esse CNPJ." (ou "…com esse RUC.") — a empresa já está cadastrada. Peça acesso ao administrador dela em vez de criar outra conta.
• "Já existe um usuário com esse e-mail." — use outro e-mail ou recupere a senha em Esqueci a senha.
• "É preciso aceitar os Termos de Uso e a Política de Privacidade para se cadastrar." — marque a caixa de aceite.

Entrar

/login

A tela de login abre depois da escolha do país. Cada sessão dura 8 horas; depois disso o sistema pede a senha de novo.

O que você vê

• Campos E-mail e Senha (com o botão de mostrar/ocultar a senha).
• Link Esqueceu a senha? e o botão Entrar.
• Abaixo: Ainda não tem uma conta? com o link Criar conta da empresa, e o link Trocar país · Brasil / Paraguay.
• No rodapé, os links Contato e Suporte (abrem o seu e-mail).

Como entrar

1. Digite o e-mail e a senha.
2. Clique em Entrar. Enquanto verifica, o botão mostra Autenticando....
3. Você cai no Dashboard. O administrador da plataforma Fapp cai no painel de Plataforma.

Erros e avisos

• "Credenciais inválidas" — e-mail não cadastrado, usuário desativado ou senha errada. A mensagem é a mesma nos três casos, de propósito.
• "Muitas tentativas de login. Espere alguns minutos e tente de novo, ou redefina sua senha." — depois de 8 erros seguidos no mesmo e-mail dentro de 15 minutos (ou 30 erros vindos do mesmo local). Espere ou use Esqueci a senha.
• "Licença expirada. Fale com o financeiro (financeiro@gestao.fappsolutions.com) para renovar." — o período de teste ou a assinatura terminou. O corte vale no próximo login: quem já está dentro continua até a sessão acabar.
• "Empresa suspensa. Fale com o suporte: suporte@gestao.fappsolutions.com" — a empresa foi suspensa pela Fapp.
• "Seu usuário está sem perfil de acesso. Peça ao administrador da empresa para vincular um perfil antes de entrar." — o administrador precisa ligar um perfil ao seu usuário em Usuários e Perfis. Administradores nunca são barrados por isso.

Esqueci a senha e redefinir senha

Login → Esqueceu a senha?

Se você esqueceu a senha, o sistema envia um link por e-mail para criar uma nova. O link vale por uma hora.

Como pedir o link

1. Na tela de login, clique em Esqueceu a senha?.
2. Digite o e-mail da sua conta e clique em Enviar link de redefinição.
3. A tela confirma: Se existir uma conta com esse e-mail, enviamos um link para redefinir a senha. Verifique sua caixa de entrada (e o spam). O link vale por 1 hora. Essa mensagem aparece mesmo que o e-mail não exista, por segurança.
4. Abra o e-mail Redefinição de senha — FappGE e clique em Redefinir minha senha.

Como criar a nova senha

1. Na tela Nova senha, preencha Nova senha e Confirmar senha (mínimo 8 caracteres).
2. Clique em Redefinir senha.
3. Aparece Senha redefinida! Faça login com a nova senha. e você volta ao login.

Erros e avisos

• "Envio de e-mail não configurado no servidor. Peça ao administrador da sua empresa para redefinir sua senha." — o envio automático não está ativo. O administrador troca a sua senha em Usuários.
• "Link inválido ou expirado. Peça um novo." — passou mais de uma hora ou o link já foi usado. Peça outro.
• "Link inválido. Peça um novo em "Esqueceu a senha?"." — você abriu a tela sem o link do e-mail. Use o botão Pedir novo link.
• O limite de tentativas do login também vale para o pedido de link.

Termos de Uso e Política de Privacidade

/termos e /privacidade

Os dois documentos ficam abertos ao público: dá para ler antes de criar a conta e reler depois de sair do sistema.

O que você vê

• O texto completo do documento do seu país. A versão paraguaia (Términos de Uso e Política de Privacidad) é outro documento, com lei e foro próprios, não uma tradução.
• No fim, Versão e SHA-256 do texto: um código que permite conferir depois que o texto que você está lendo é o mesmo que aceitou no cadastro.
• Links para Termos de Uso, Política de Privacidade e Entrar.

Instalar o FappGE no computador ou no celular

Menu lateral → Instalar aplicativo

O FappGE funciona pelo navegador, mas pode ser instalado como aplicativo: ganha ícone próprio, abre em janela sem a barra de endereço e entra na lista de programas do computador ou na tela do celular. Nada muda nos dados — é o mesmo sistema, na mesma conta.

Como instalar

1. No computador ou no Android, procure Instalar aplicativo no rodapé do menu lateral e clique.
2. Confirme na janela do navegador. O ícone do FappGE aparece na área de trabalho ou na tela inicial.
3. No iPhone o caminho é do próprio Safari: toque em Compartilhar e depois em Adicionar à Tela de Início. O menu lateral mostra essa instrução no lugar do botão.

O botão some quando o aplicativo já está instalado ou quando o navegador não oferece instalação. Sem internet, o app abre uma tela avisando que está sem conexão — o FappGE mostra sempre dado atualizado, nunca uma cópia velha da tela.

O menu lateral

Coluna à esquerda, em todas as telas

O menu mostra os módulos que a sua empresa contratou e que o seu perfil pode ver. Os grupos abrem e fecham ao clicar no nome; o grupo da tela atual abre sozinho.

O que você vê, na ordem

• A logo (ou a logo da sua empresa, se cadastrada em Configurações) e o botão Buscar.
• Dashboard e Avisos.
• Cadastros: Clientes, Fornecedores, Prestadores, Produtos, Tabelas de Preço. Este grupo já abre aberto.
• CRM.
• Vendas: Pedidos, Funil (Kanban), Recebidos do WhatsApp, Relatórios, Curva ABC, Por Vendedor, Comissões.
• PDV.
• Serviços: Ordens de Serviço, Kanban, Agenda, Relatórios.
• Financeiro: Painel, Contas a Pagar/Receber, Contas Bancárias, Convênios de Cobrança, Conciliação, Caixa, DRE Gerencial.
• Fiscal: Notas Fiscais.
• Contratos.
• Estoque: Movimentação, Compras, Produção, Notas recebidas, Devoluções, Reposição, Inventário.
• Licitações: Oportunidades, Acompanhamento, Pesquisas, Empenhos, Habilitação.
• Usuários.
• No rodapé: Plataforma (só para o administrador da Fapp), Auditoria, Configurações e Sair.

Por que um item pode não aparecer

Sair encerra a sessão e volta para o login. O menu não sai na impressão.

O cabeçalho: busca, notificações, tema e ajuda

Faixa no topo de cada tela

O cabeçalho mostra o título da tela à esquerda e, à direita, quatro ícones fixos mais os botões de ação daquela tela (como Novo Cliente).

Os quatro ícones

• Lupa — abre a busca global (o mesmo que Ctrl + K).
• Sol / Lua — alterna entre o tema escuro (padrão) e o claro.
• Sino — as notificações.
• ? — abre a janela Atalhos de teclado.

Busca global

1. Pressione Ctrl + K (ou clique na lupa, ou em Buscar no menu).
2. Digite pelo menos 2 letras em Buscar telas e registros....
3. Use as setas do teclado e Enter, ou clique no resultado. Esc fecha.

O que ela encontra:

• Telas: qualquer item do menu que você pode ver, pelo nome. Digitar "conc" já mostra Conciliação.
• Clientes e Fornecedores: por nome ou CPF/CNPJ (até 5 de cada).
• Produtos: por descrição, código ou código de barras (até 5).
• Se você digitar só números: Venda, Ordem de Serviço, Compra e Nota Fiscal por número.

O sino de notificações

O número no sino é a soma dos itens pendentes: 3 contas vencidas e 2 devoluções aparecem como 5. Ele se atualiza sozinho a cada minuto e na hora em que você abre o painel. Clicar num aviso leva para a tela do problema.

• Dispensar — passe o mouse sobre o aviso e clique no ×. Ele some do sino e dos números do menu, mas volta sozinho se o problema crescer (dispensou 3 contas vencidas, chegou a quarta). Visitar a tela do aviso também o dispensa.
• Limpar — dispensa todos de uma vez.
• Um aviso crítico que aparece ou cresce enquanto a aba está aberta vira uma mensagem flutuante com o botão Abrir.

Todos os alertas que o sistema calcula

Quais desses alertas aparecem, e para quem, é definido na tela Avisos.

Avisos

Avisos

Junta num lugar só os comunicados que a Fapp manda para dentro do sistema e os alertas calculados pelo próprio sistema. É aqui também que se decide quais alertas a equipe vê.

O que você vê

• Comunicados — cartões com o tipo (Comunicado, Promoção ou Manutenção), o título, a data, o texto e, quando houver, um link (Saiba mais). Cada cartão tem Marcar como lido / Marcar como não lido. Os lidos ficam esmaecidos e o contador N não lido(s) mostra quantos faltam. Sem comunicados: Nenhum comunicado.
• Alertas do sistema — os mesmos itens do sino; clicar abre a tela do problema. Sem alertas: Nada pedindo atenção agora. Entram aqui, entre outros: contas vencidas e contas a vencer (com a antecedência definida em Automações), estoque zerado ou abaixo do mínimo, contratos com vigência terminando, devoluções e compras pendentes, tarefas do CRM, O.S. atrasadas, orçamentos vencidos, nota rejeitada, certidões e certificado do banco perto do vencimento, boleto sem confirmação do banco e problemas avisados pelo FappZap.
• Os comunicados não lidos (até três) também aparecem no alto do Dashboard. O × lá equivale a marcar como lido aqui.

Como escolher quais alertas a equipe vê

1. Clique em Configurar alertas no cabeçalho.
2. Na janela, desmarque os alertas que ninguém precisa ver. Eles ficam agrupados por área (Estoque, Financeiro, Vendas, Serviços, CRM, Contratos, Fiscal, Licitações).
3. Para um alerta marcado, clique nos perfis que devem vê-lo. Sem nenhum perfil escolhido aparece todos os perfis.
4. Clique em Salvar preferências. Aparece Preferências salvas. Vale para todo mundo da empresa.

Ver a tela exige a seção Avisos no perfil. O botão Configurar alertas só aparece com a permissão Configurar quais alertas aparecem e para quem.

Atalhos de teclado

Tecla ? ou o ícone de ajuda no cabeçalho

Alguns atalhos levam direto para as telas mais usadas, sem tirar a mão do teclado.

Como funcionam as listas

Toda tela de listagem (Clientes, Produtos, Pedidos, Contas…)

Todas as listas do sistema seguem o mesmo padrão. Leia esta parte uma vez; os capítulos seguintes só apontam o que muda em cada tela.

Buscar e filtrar

• O campo de busca reage a cada letra; a lista é atualizada logo depois que você para de digitar.
• Os filtros ficam ao lado da busca: seletores de situação, tipo, grupo, etc. Cada tela tem os seus.
• De / Até — filtram por dia. Quando a tela tem mais de uma data, o rótulo diz qual: Vencimento de, Vencimento até. Deixe um lado em branco para não limitar aquele lado.
• Limpar — aparece quando algum filtro está preenchido e zera todos de uma vez. Em Clientes, Fornecedores e Produtos ele zera os seletores, mas não o texto da busca.
• Ao mudar um filtro ou a busca, a lista volta para a primeira página.

Ordenar pelo cabeçalho

1. Clique no título de uma coluna que tenha a setinha cinza. A lista ordena em ordem crescente (seta para cima).
2. Clique de novo para inverter (seta para baixo).

A ordenação entende número, valor em dinheiro, data e texto (ignora acentos e maiúsculas). Linhas sem valor naquela coluna ficam sempre no fim, nas duas direções. Colunas sem seta, como Ações, não ordenam.

Páginas

• No rodapé: Mostrando 1–50 de 320 clientes (ou Nenhum resultado).
• Por página — escolha 25, 50, 100 ou 200 linhas. O padrão é 50. A escolha fica guardada no seu navegador, por tela.
• Anterior / Próxima com Página X de Y no meio. Só aparecem quando há mais de uma página.

Escolher colunas

1. Clique em Colunas no cabeçalho da tela.
2. Marque ou desmarque as colunas em Colunas visíveis. A última coluna não pode ser desmarcada.
3. Restaurar padrão volta ao conjunto original.

Exportar CSV

O botão Exportar CSV baixa um arquivo que abre no Excel ou no Google Planilhas. Existe em Clientes, Fornecedores e Produtos.

Remover com Desfazer

1. No menu ⋮ da linha, clique em Remover.
2. A linha some na hora e aparece a mensagem Cliente "Fulano" removido com o botão Desfazer, por 6 segundos.
3. Clique em Desfazer para trazer de volta. Se deixar passar, a remoção é efetivada.

Isso vale para Clientes e Fornecedores. Produtos e Tabelas de Preço pedem confirmação antes, sem Desfazer. Em todos os cadastros a remoção é lógica: o registro some das listas e dos seletores, mas o histórico (vendas, compras, contas) continua apontando para ele.

Leitor de código de barras

Nas telas que aceitam leitor (Inventário e Nova Compra), há um campo com o ícone de código de barras e o texto Escaneie ou digite o código e pressione Enter. Qualquer leitor USB ou Bluetooth funciona: ele "digita" o código e manda Enter. O campo recebe o foco sozinho ao abrir a tela e depois de cada leitura, então você não precisa clicar entre um produto e outro. Também aceita digitar o código à mão e pressionar Enter.

Lista vazia e mensagens comuns

• Enquanto carrega, aparecem linhas cinzas.
• Sem registros: Nenhum cliente cadastrado com a orientação de usar o botão de novo. Com busca sem resultado: Nenhum cliente encontrado — Tente outro termo de busca.
• "Erro ao carregar." — a conexão falhou. Recarregue a página.
• "Sem permissão para esta ação" — o seu perfil não tem aquela ação (criar, editar, excluir…). Peça ao administrador em Usuários e Perfis.
• "Seu perfil de acesso não inclui esta área." — a tela não está liberada para o seu perfil.
• "Módulo não incluído no seu plano. Fale com a Fapp para habilitar." — o módulo não faz parte do plano da empresa.
• "Dados inválidos" — algum campo foi recusado (e-mail sem formato válido, número negativo…). Confira o formulário.
• Se a sessão expirar (8 horas), o sistema volta sozinho para o login.

Visão geral

Dashboard

O Dashboard resume a empresa num olhar. Cada cartão é um atalho: clicar nele abre a tela de onde o número vem.

O que você vê

• O nome da empresa (nome fantasia ou razão social) e Bem-vindo, <seu nome>., com o botão Nova Venda ao lado (abre Pedidos).
• Os comunicados da Fapp ainda não lidos (até três), com Ver todos os avisos.
• O botão Resumir o mês com IA, que abre Resumo executivo do mês: uma leitura em texto dos mesmos números (só totais, sem nome de cliente).
• Os cartões de indicadores, o bloco Tesouraria, o gráfico, Vendas Recentes, Metas de Vendas e Próximos Vencimentos.

De onde vem cada número

Blocos que o perfil pode esconder

Em Usuários e Perfis, cada perfil escolhe quais partes do Dashboard vê: Cartões de indicadores (topo), Tesouraria (financeiro), Gráfico de vendas, Vendas recentes, Metas e insights e Próximos vencimentos. Um vendedor pode ver as vendas sem ver a tesouraria, por exemplo.

Avisos

• "Estes números não incluem tudo. O sistema carrega no máximo 2.000 lançamentos por vez, e existem mais que isso." — aparece no topo quando a empresa tem mais de 2.000 lançamentos financeiros. Afeta A receber (aberto) e Próximos Vencimentos. Use os filtros de período no Financeiro para ver o total correto.

Precisa da seção Dashboard no perfil.

Clientes

Cadastros → Clientes

Aqui ficam as pessoas e empresas que compram de você. Cada cliente tem uma ficha completa e, depois de cadastrado, um resumo do relacionamento: pedidos, contas em aberto, ordens de serviço e contratos.

O que você vê na lista

• Botões Colunas, Exportar CSV e Novo Cliente.
• Busca Buscar por nome ou CPF/CNPJ..., seletor Tipo: todos (Pessoa Física / Pessoa Jurídica) e o campo Cidade....
• Colunas Nome, CPF/CNPJ, E-mail, Telefone e Ações (menu ⋮ com Editar e Remover).

Como cadastrar um cliente pessoa jurídica

1. Clique em Novo Cliente.
2. Se a empresa tem mais de uma filial, escolha a Filial. Com uma filial só, o campo nem aparece.
3. Deixe Tipo pessoa em Pessoa Jurídica e digite o CNPJ completo.
4. Clique em Buscar na Receita. O sistema preenche o que estiver vazio: razão social, nome fantasia, endereço, e-mail, telefone e data de fundação. Também traz a situação cadastral, o porte, o CNAE e os sócios. Aparece Dados preenchidos e N sócio(s) importado(s).
5. Confira os blocos Contato, Comercial e Endereço. Complete o que faltar.
6. Clique em Salvar Cliente. Aparece Cliente cadastrado e você volta à lista.

Como cadastrar uma pessoa física

1. Clique em Novo Cliente e mude Tipo pessoa para Pessoa Física.
2. Preencha Nome completo / Razão social, CPF, RG e Data de nascimento.
3. Preencha contato e endereço e clique em Salvar Cliente.

Os campos da ficha

O resumo do cliente (ficha 360°)

Ao editar um cliente já cadastrado, o fim da ficha mostra o relacionamento com ele:

• Total comprado — soma das vendas faturadas.
• Em aberto (a receber) — contas a receber não pagas; fica âmbar quando é maior que zero.
• Pedidos — quantidade de vendas, de qualquer situação.
• O.S. · Contratos ativos — quantidade de ordens de serviço e de contratos ativos.
• Contas a receber em aberto — até cinco, com a data de vencimento; vencidas em vermelho. Aparece só quando há alguma.
• Ordens de Serviço e Contratos — os cinco mais recentes, com link para cada um.
• Últimos Pedidos — os cinco últimos, com número (link para o pedido), data, situação e total, e o Total comprado (faturado).

Depois de consultar a Receita

Aparece um quadro de leitura com Situação (verde para ATIVA, vermelho para as demais), Porte, natureza jurídica, CNAE e a frase Consultado na Receita em …. A base pública é atualizada uma vez por mês, então confirme com o cliente se houve mudança recente.

Erros e avisos

• "Documento inválido — confira os dígitos. (CNPJ com letras já é aceito.)" — o dígito verificador não bate. É só aviso: o sistema deixa salvar.
• "Informe um CNPJ completo para consultar." — o CNPJ precisa dos 14 caracteres para o botão Buscar na Receita.
• "Não foi possível consultar este CNPJ agora. Confira o número ou preencha os dados manualmente." — o CNPJ não existe ou a base pública está fora do ar.
• "Dados inválidos" — normalmente um E-mail fora do formato. Corrija ou deixe em branco.
• "Cliente não encontrado" — o cliente foi removido ou o endereço está errado.

Ver a tela exige a seção Clientes. Criar, editar e remover exigem as permissões Criar cliente, Editar cliente e Excluir cliente, em Usuários e Perfis.

Fornecedores

Cadastros → Fornecedores

Aqui ficam as empresas e pessoas de quem você compra. A ficha guarda categoria, prazo de entrega, condição de pagamento e dados bancários; depois de cadastrado, mostra as compras e as contas a pagar dele.

O que você vê na lista

• Botões Exportar CSV e Novo Fornecedor.
• Três cartões: Total Fornecedores (ativos na busca atual), Compras Pendentes (compras aguardando recebimento) e Gasto no Mês (compras recebidas com data neste mês).
• Busca Buscar por nome ou CPF/CNPJ..., seletor Tipo: todos e os campos Categoria... e Cidade....
• Colunas Nome, CPF/CNPJ, E-mail, Telefone e Ações (⋮ com Editar e Remover).

Como cadastrar um fornecedor

1. Clique em Novo Fornecedor.
2. Digite o CPF / CNPJ. Para empresa, clique em Buscar na Receita: preenche razão social, nome fantasia, endereço, e-mail e telefone que estiverem vazios. Aparece Dados da empresa preenchidos.
3. Escolha a Categoria: Matéria-prima, Embalagem, Serviços, Revenda ou Outros.
4. Informe Prazo de entrega (dias) e, no bloco Pagamento, a Condição de pagamento, Banco, Agência, Conta e Chave PIX.
5. Preencha Contato e Endereço (o CEP completa o endereço sozinho).
6. Clique em Salvar Fornecedor. Aparece Fornecedor cadastrado.

Os campos da ficha

O resumo do fornecedor

Ao editar, o fim da ficha mostra Total comprado (compras recebidas), Em aberto (a pagar), Compras (quantidade) e Contratos ativos; a lista Contas a pagar em aberto (até cinco, vencidas em vermelho); os Contratos; e Últimas Compras (as cinco últimas, com situação Pendente, Recebida ou Cancelada) com o Total recebido.

Erros e avisos

• "Documento inválido — confira os dígitos. (CNPJ com letras já é aceito.)" — aviso; não impede salvar.
• "Informe um CNPJ completo para consultar." e "Não foi possível consultar este CNPJ agora…" — mesmas regras de Clientes.
• "Fornecedor não encontrado" — o fornecedor foi removido.

Ver a tela exige a seção Fornecedores. Criar, editar e remover exigem Criar fornecedor, Editar fornecedor e Excluir fornecedor. Os campos Banco, Agência, Conta e Chave PIX só aparecem preenchidos para quem tem Ver dados bancários do fornecedor (banco, conta, PIX); sem essa permissão eles vêm em branco.

Prestadores de Serviço

Cadastros → Prestadores

Responde a pergunta "quem eu tenho que pagar, quanto e quando vence o próximo?": zeladoria, limpeza, contador, manutenção do elevador. Com a mensalidade informada, a conta a pagar nasce sozinha todo mês.

O que você vê

• Cartões: Compromisso mensal (soma dos contratos ativos), Em aberto agora (o que falta pagar), Com pagamento atrasado (quantos prestadores têm conta vencida; fica vermelho) e Sem mensalidade (quantos não têm contrato).
• Filtros: Buscar (nome, serviço ou CNPJ), Situação (Todos, Com atraso, Com conta em aberto, Sem mensalidade) e Vencimento de / Vencimento até.
• Colunas Prestador (nome, documento, telefone), Serviço, Mensal (valor do contrato ou sem mensalidade), Próximo vencimento (a data e (em 5d), (hoje) ou (3d atrasado); vermelho se vencido, âmbar se vence em até 7 dias), Em aberto (valor e N contas, ou em dia) e Como pagar (PIX: chave, ou banco, agência e conta, ou sem dados de pagamento).
• Por linha: Pagar (só com conta em aberto; abre o Financeiro em contas a pagar), Cadastro (ficha do fornecedor) e o ícone de olho riscado, Deixar de acompanhar como prestador.

Como cadastrar um prestador com mensalidade

1. Clique em Novo Prestador.
2. Preencha Nome / Razão social e o CNPJ / CPF. Para empresa, Buscar na Receita preenche nome, telefone e e-mail vazios.
3. Preencha Telefone e Serviço prestado (por exemplo "Limpeza das áreas comuns").
4. Em Como pagar, informe a Chave PIX ou Banco, Agência e Conta.
5. Em Mensalidade (opcional), informe Valor por mês (R$) e Dia do vencimento. O texto abaixo confirma: A conta a pagar vai ser criada sozinha todo mês, e aparece no Financeiro.
6. Clique em Cadastrar. Aparece Prestador cadastrado. A conta a pagar vai nascer sozinha todo mês.

Sem valor mensal, o prestador é avulso: aparece Prestador cadastrado. Sem mensalidade, você lança o pagamento quando ele prestar o serviço. e a linha mostra sem mensalidade em âmbar, como lembrete.

Deixar de acompanhar

1. Clique no ícone de olho riscado na linha.
2. Confirme em Deixar de acompanhar "X" como prestador? O cadastro continua existindo em Fornecedores, com todo o histórico.
3. Aparece Saiu da lista de prestadores. O fornecedor e o contrato continuam existindo; só a linha sai daqui.

Erros e avisos

• "Informe o nome do prestador." — o nome precisa de pelo menos 2 letras.
• "Digite o CNPJ completo" — dica do botão Buscar na Receita enquanto o CNPJ está incompleto.
• Dia do vencimento aceita de 1 a 31; para o primeiro lançamento, dias acima de 28 são tratados como 28.

Cadastrar exige Criar fornecedor; deixar de acompanhar exige Editar fornecedor. A tela usa a seção Fornecedores para carregar a lista.

Produtos

Cadastros → Produtos

O catálogo do que você vende: código, descrição, preços, estoque mínimo, medidas e os dados fiscais que a nota fiscal precisa.

O que você vê na lista

• Botões Colunas, Exportar CSV e Novo Produto.
• Busca Buscar por código ou descrição... e os seletores Grupo: todos, Marca: todas e Estoque: todos (Com estoque, Abaixo do mínimo, Zerado).
• Colunas Código, Descrição, Preço, Estoque (etiqueta N un: vermelha com zero, âmbar até 10, verde acima) e Ações (⋮ com Editar e Remover).

Como cadastrar um produto

1. Clique em Novo Produto.
2. Preencha Código (SKU) e Descrição do produto. Os dois são obrigatórios; o botão de salvar só ativa com eles.
3. Escolha Grupo e Marca (cadastrados em Configurações) e a Unidade de medida.
4. Se você compra em embalagem e vende fracionado, escolha a Unidade de compra (Cx, Fd, Pc, Sc) e informe a Quantidade por unidade de compra. Exemplo: caixa com 12.
5. Escolha o Fornecedor padrão pela busca por nome ou CNPJ.
6. Em Precificação, informe o Preço de custo (R$) e o Preço de venda (R$), ou digite o Markup % (calcula a venda) para o sistema calcular a venda a partir do custo. A Margem calculada aparece ao lado.
7. Em Estoque, informe o Estoque atual inicial, o Estoque mínimo e o Estoque máximo.
8. Se emite nota, preencha Dados Fiscais: NCM, Código de barras (EAN/GTIN), CFOP, Origem (ICMS), CST / CSOSN e CEST.
9. Clique em Salvar Produto. Aparece Produto cadastrado.

Os campos da ficha

Erros e avisos

• "CFOP deve ter 4 dígitos e começar com 1, 2, 3 (entrada) ou 5, 6, 7 (saída). Ex: 5102." — o código está incompleto ou fora do padrão.
• "CFOP 1102 é de ENTRADA. No cadastro do produto vale o código de SAÍDA, que é o usado ao emitir a nota — ex: 5102 para a operação equivalente de saída." — no produto vai o CFOP da venda, nunca o da compra. O CFOP é opcional: sem ele, a emissão usa o padrão da empresa.
• "Remover este produto? Ele sai das listagens e dos seletores de venda." — confirmação ao remover. Depois: Produto removido. Não tem Desfazer.
• "Dados inválidos" — algum valor negativo ou a quantidade por unidade de compra igual a zero.
• "Produto não encontrado" — o produto foi removido.

Ver a tela exige a seção Produtos. Criar, editar e remover exigem Criar produto, Editar produto e Excluir produto. O Preço de custo e a Margem calculada só aparecem para quem tem Ver preço de custo e margem; sem isso o custo vem em branco.

Tabelas de Preço

Cadastros → Tabelas de Preço

Uma tabela de preço é uma política: atacado com 15% de desconto, varejo com acréscimo, ou preço negociado por cliente. Cada tabela tem um percentual sobre o preço base e, se quiser, preços fixos por produto.

O que você vê

• Botão Nova Tabela.
• Colunas Nome (com o selo Padrão na tabela padrão), Ajuste (—, +10% ou -15%), Preços fixos (quantos produtos têm preço fixo), Clientes (quantos clientes usam a tabela), Status (Ativa ou Inativa) e as ações Preços por produto, Editar e Excluir.
• A lista abre com a tabela padrão primeiro e as outras em ordem de nome.

Como criar uma tabela

1. Clique em Nova Tabela.
2. Preencha o Nome (por exemplo "Atacado").
3. Em Ajuste sobre o preço base (%), digite um número negativo para desconto (-15) ou positivo para acréscimo (10). Zero significa "mesmo preço do cadastro".
4. Deixe Ativa marcada. Marque Marcar como padrão se ela deve valer para todo cliente que não tem tabela própria.
5. Clique em Salvar. Aparece Tabela salva.

Como definir preços fixos por produto

1. Na linha da tabela, clique em Preços por produto.
2. Use Buscar produto por nome ou código... para achar o produto.
3. Veja o Preço base (o do cadastro) e o Com ajuste (base com o percentual da tabela).
4. Digite um valor em Preço fixo (opcional) para os produtos que devem ignorar o percentual. Deixe em branco para seguir o percentual.
5. Clique em Salvar preços. Aparece Preços salvos. e você volta à lista.

Como ligar uma tabela a um cliente

1. Abra a ficha do cliente.
2. No bloco Comercial, escolha a tabela em Tabela de preço. Preço base (padrão) significa "sem tabela própria".
3. Clique em Salvar Cliente.

Qual preço entra na venda

A mesma regra vale na nova venda, no PDV, na edição de venda e na ordem de serviço:

Erros e avisos

• "Informe o nome da tabela." — o nome é obrigatório.
• O percentual aceita de -100 a 1000.
• "Excluir a tabela "X"? Os clientes ligados voltam ao preço base." — confirmação ao excluir. Depois: Tabela excluída.

Ver a tela exige a seção Tabelas de Preço. Criar, editar, excluir e salvar preços exigem a permissão Cadastros auxiliares.

Funil (kanban de oportunidades)

CRM

É o quadro onde vivem as oportunidades. Cada cartão é um negócio em negociação; cada coluna é uma etapa. Você arrasta o cartão conforme a conversa avança.

O que você vê

• Cartões do topo — Em Aberto (quantas oportunidades ainda não fecharam e quanto somam), Previsão Ponderada (quanto disso deve virar dinheiro: cada valor multiplicado pela chance da etapa), Paradas ≥ 14d (negócios que não mudam de etapa há duas semanas) e Ganho (total).
• Filtros — Busca (por título, cliente ou contato) e Responsável.
• Colunas — Novo, Qualificação, Proposta, Negociação, Ganho e Perdido. Cada uma mostra a quantidade e, no rodapé, a soma dos valores.
• Cartão — título (clique para abrir o detalhe), selo com os dias parados nesta etapa (fica âmbar a partir de 14), cliente ou contato, valor estimado, quantas atividades já foram registradas, responsável e a próxima tarefa agendada (em vermelho se já venceu). Em Perdido, o cartão mostra o motivo. Em Ganho, mostra Pedido #N se já virou pedido, ou o aviso Converter em pedido se ainda não.
• Botões do topo — Agenda, Relatório, Exportar CSV e Nova Oportunidade.

Etapas e a chance de fechar

Como criar uma oportunidade

1. Clique em Nova Oportunidade.
2. Preencha o Título (ex.: "Fornecimento de toners — rede de lojas").
3. Em Contraparte, escolha Cliente e selecione alguém já cadastrado, ou Lead novo e digite o Nome do contato, Telefone e E-mail. Um lead é alguém que ainda não é cliente — ele vira cliente sozinho quando o negócio for convertido em pedido.
4. Informe o Valor estimado (R$). É ele que alimenta a previsão ponderada.
5. Se quiser, preencha Origem (Indicação, Site, Mercado Livre…), Responsável (se deixar em — eu —, fica com você), Previsão de fechamento e Observações.
6. Clique em Criar. A oportunidade entra na coluna Novo.

Como mover no funil

1. Arraste o cartão para a coluna da etapa nova e solte.
2. Se soltar em Perdido, aparece a pergunta Por que perdemos?. Escolha um motivo (Preço acima do orçamento, Perdemos para concorrente, Cliente sem orçamento agora, Sem resposta / esfriou, Fora do nosso escopo, Prazo de entrega ou Outro com descrição) e clique em Marcar como Perdida. Sem motivo, o cartão não sai do lugar.
3. Se soltar em Ganho e ainda não houver pedido, aparece o aviso com o botão Converter em Pedido. Clique nele para abrir o detalhe e converter (veja Detalhe da oportunidade).

Como editar ou excluir

1. Passe o mouse sobre o cartão e clique no ícone de lápis.
2. Altere o que precisar e clique em Salvar. A etapa não muda por aqui — só arrastando ou no detalhe.
3. Para apagar, clique em Excluir e confirme. O botão só aparece em oportunidade que ainda não virou pedido.

Erros e avisos

• "Informe um título.", "Selecione o cliente (ou troque para Lead).", "Informe o nome do contato." — campos obrigatórios do formulário.
• "Escolha ou descreva o motivo da perda." — você tentou marcar como perdida sem motivo.
• "Oportunidade já convertida em Pedido — não pode ser excluída." — o pedido manda; se precisar, cancele o pedido em Vendas → Pedidos.

Ver o funil exige a seção CRM liberada e o módulo CRM no plano. Criar, editar, mover e excluir exige a permissão CRM (oportunidades) (veja Usuários e Permissões).

Detalhe da oportunidade

CRM → clique no título do cartão

É a ficha de um negócio: quem é a pessoa, em que etapa está, o que já aconteceu e o que precisa ser feito. Daqui você também transforma a oportunidade em pedido.

O que você vê

• Cabeçalho — Oportunidade #N e o título. Link Voltar para o Funil.
• Seletor de etapa — troca a etapa sem arrastar. Escolher Perdido abre a mesma pergunta Por que perdemos?.
• Converter em Pedido — aparece em qualquer etapa, menos em Perdido. Depois de converter, vira o link Pedido #N.
• Contraparte — o cliente, com o link ver ficha do cliente; ou o lead, com telefone, e-mail e a nota Lead (ainda não é cliente).
• Etapa e Prazo — etapa atual, Responsável, Previsão, Origem, Criada em e Nesta etapa há N dias (âmbar a partir de 14) ou Fechada em. Em perdida, o Motivo da perda.
• Valor Estimado — e as observações.
• Atividades — o formulário para registrar, a lista A fazer (tarefas em aberto, a mais atrasada primeiro) e o Histórico.

Como registrar o que aconteceu

1. Escolha o Tipo: Nota, Ligação, E-mail, Reunião ou WhatsApp.
2. Escreva em O que aconteceu? (ex.: "Liguei, cliente vai avaliar até sexta.").
3. Deixe Agendar para em branco.
4. Clique em Registrar. Entra no histórico com seu nome, data e hora.

Como agendar uma tarefa

1. Escolha o Tipo.
2. Preencha Agendar para com a data. O campo de texto passa a se chamar O que precisa ser feito?.
3. Escreva a tarefa (ex.: "Ligar para confirmar a proposta").
4. Clique em Agendar. A tarefa aparece em A fazer, no cartão do funil e na Agenda.
5. Quando fizer, marque a caixa Marcar como concluída. Ela desce para o histórico com Concluída em; clicar nesse texto reabre a tarefa.

Como usar a IA

Os dois botões só aparecem quando já existe pelo menos uma atividade — a IA lê o histórico.

1. Clique em Próximo passo para receber uma Sugestão de próximo passo. Use Copiar se quiser levar o texto para outro lugar.
2. Clique em Resumir histórico para receber o Resumo do andamento. Clique em Registrar como nota para jogar o resumo no campo de atividade, confira e clique em Registrar. Isso ajuda quem assume o atendimento no seu lugar.

Como converter em pedido

1. Clique em Converter em Pedido.
2. A oportunidade é marcada como Ganho e você é levado ao pedido novo, com a mensagem Convertida no Pedido #N! Redirecionando….
3. Se a contraparte era um lead, o sistema cria o cliente com o nome, telefone e e-mail informados.

Erros e avisos

• "Vincule um cliente ou informe o nome do contato antes de converter" — a oportunidade não tem cliente nem nome de contato. Edite-a no funil.
• "Oportunidade já convertida no Pedido #N" — já existe pedido; use o link Pedido #N.
• "Empresa sem filial ativa" — cadastre ou reative uma filial em Configurações.
• Se a IA não estiver configurada para a empresa, o botão mostra o motivo em vez do texto.

Registrar, agendar, mudar de etapa e converter exigem a permissão CRM (oportunidades).

Agenda de tarefas

CRM → Agenda

Reúne, numa lista só, todas as tarefas agendadas em todas as oportunidades da empresa. É a resposta para "o que eu tenho que fazer hoje?".

O que você vê

• Mostrar — Em aberto (padrão), Só atrasadas ou Todas (com concluídas).
• Responsável — filtra pelas oportunidades de uma pessoa.
• Grupos — Atrasadas, Hoje, Próximas e Concluídas. Só aparecem os grupos que têm algo.
• Cada tarefa — a caixa Marcar como concluída, o tipo, o texto, o link #N título da oportunidade, o responsável e a data.

Como concluir uma tarefa

1. Marque a caixa ao lado da tarefa. Ela some da lista na hora.
2. Para ver o que já foi feito, mude Mostrar para Todas (com concluídas).

Concluir exige a permissão CRM (oportunidades).

Relatório do funil

CRM → Relatório

Mostra quanto do funil vira venda, quanto tempo leva e por que os negócios são perdidos.

O que você vê

• Período — 30 dias, 90 dias (padrão), 12 meses ou Tudo, pela data de criação da oportunidade.
• Analisar este funil com IA — abre a Leitura do funil, um texto explicando os números do período.
• Cartões — Taxa de Conversão (ganhas ÷ decididas), Ciclo de Vendas (média de dias entre criação e fechamento das ganhas), Previsão Ponderada e Ticket Médio (ganhas).
• Funil por etapa — quantas oportunidades e quanto dinheiro em cada etapa agora.
• Conversão entre etapas — de quem chegou até uma etapa, quantos passaram para a seguinte.
• Por que perdemos — Motivo, Negócios e Valor perdido.
• Desempenho por responsável — Em aberto, Ganhas, Perdidas, Conversão e Valor ganho por pessoa.
• Paradas há 14 dias ou mais — a lista para agir: negócios sem mudar de etapa, os mais parados primeiro.
• Imprimir e Exportar CSV.

Situações do pedido e o que cada uma muda

Vendas → Pedidos

Todo pedido passa por situações fixas. Entender o que cada mudança faz no estoque e no financeiro evita a maioria das dúvidas deste módulo.

As quatro situações

As mudanças e o que acontece

Erros e avisos ao faturar e cancelar

• "Informe a forma de pagamento antes de faturar. Sem ela o sistema teria que adivinhar o vencimento, e o valor a receber nasceria errado." — abra Editar e escolha a Forma de pagamento. Cadastre as formas em Configurações → Formas de Pagamento.
• "Estoque insuficiente para faturar: …" — falta produto e a empresa não permite estoque negativo. Dê entrada no estoque ou ajuste o pedido.
• "<Forma> aceita no máximo 6x (foi pedido 12x)." ou "<Forma> recebe à vista e não aceita parcelamento." — o número de parcelas do pedido passa do limite da forma de pagamento.
• "A forma de pagamento deste pedido não existe mais. Edite o pedido e escolha outra antes de faturar." — a forma foi excluída depois que o pedido foi criado.
• "Venda já faturada", "Venda cancelada não pode ser faturada", "Venda já cancelada" — a situação atual não permite a ação.
• "A conta a receber desta venda já foi recebida. Estorne o recebimento antes de cancelar." — primeiro estorne o recebimento em Contas a Pagar/Receber, depois cancele.
• "Esta venda tem NF-e autorizada. Cancele a NF-e na SEFAZ (tela Fiscal) antes de cancelar a venda." — cancele a nota em Fiscal → Notas Fiscais, depois estorne o pedido.
• "Seu perfil permite vendas de até R$ X (esta soma R$ Y). Peça aprovação a um gerente." e "Seu perfil permite desconto de até N% (este é de M%). Peça aprovação a um gerente." — limites do seu perfil de acesso. Baixar o preço unitário abaixo da tabela de preço também conta como desconto.

Vendedores com perfil de escopo "próprios" só enxergam os pedidos em que são o vendedor — na lista, no funil, nos relatórios e ao abrir um pedido pelo endereço. Permissões em Configurações → Usuários e Permissões.

Pedidos

Vendas → Pedidos

A lista de todos os pedidos e orçamentos, com indicadores rápidos e um atalho para faturar.

O que você vê

• Cartões do topo — Total em Aberto (soma dos pedidos Aberta), Vendas do Mês (pedidos criados este mês), Conversão de Orçamentos (faturados ÷ não cancelados) e Ticket Médio.
• Filtros — Buscar (número ou cliente), Status (Todos, Orçamento, Aberta, Faturada, Cancelada), De e Até (data de criação). À direita, "N pedidos · R$ …" (a soma ignora cancelados).
• Colunas — Nº, Cliente, Status, Total. Clique no cabeçalho para ordenar; padrão é o número, do mais novo ao mais antigo.
• Por linha — Faturar (só em Orçamento/Aberta) e Detalhes.
• Botões do topo — Exportar CSV e Nova Venda.

Como faturar pela lista

1. Localize o pedido (use Buscar ou o filtro Status).
2. Clique em Faturar na linha. Não há confirmação — o efeito é imediato (veja Situações do pedido). Aparece Venda faturada.

Erros e avisos

• "Nenhuma venda registrada" — ainda não há pedido; use Nova Venda.
• "Nenhum pedido com esses filtros" — limpe os filtros.
• Erros do Faturar: veja Situações do pedido.

Faturar pela lista exige Faturar venda.

Novo pedido

Vendas → Pedidos → Nova Venda

Aqui você monta o pedido: cliente, produtos, entrega e condições de pagamento. Ele nasce como Orçamento — nada muda no estoque até faturar.

O que você vê

• Informações do Cliente — Filial da venda; a busca Buscar por Nome ou CPF/CNPJ... (a partir de 2 letras) e o botão Ver todos. O cliente escolhido aparece num cartão com nome, documento e, se houver, o selo Tabela de preço: …. O X vermelho remove o cliente.
• Itens do Pedido — a busca Buscar produto por código, nome ou código de barras…, o contador de itens e a tabela Produto, Qtd., Vl. unit., Subtotal com a lixeira.
• Entrega — Natureza da operação (a padrão da empresa já vem marcada; abaixo, uma frase explica o que a nota vai declarar), Transportadora, Valor do frete (R$) e Previsão de entrega.
• Pagamento e Condições — Forma de pagamento, Condição de pagamento (texto livre, ex.: "À vista, 30/60 dias"), Pedido de compra do cliente (o número do empenho ou da ordem de compra; vai na NF-e — órgão público não paga a nota sem ele), Desconto (R$), Parcelas (1 a 60), Validade do orçamento e Observações (saem na impressão).
• Resumo do Pedido — fixo à direita: Subtotal (Itens), Frete, Desconto e Total geral (subtotal + frete − desconto). Botões Finalizar Venda e Cancelar.

Como fazer um pedido

1. Escolha a Filial da venda.
2. Digite o nome ou o documento do cliente e clique nele na lista (ou use Ver todos). Se o cliente ainda não existe, cadastre antes em Cadastros → Clientes.
3. Digite o código, o nome ou o código de barras do produto e clique nele. Repetir o mesmo produto soma 1 na quantidade.
4. Ajuste Qtd. e, se precisar, Vl. unit. na linha.
5. Confira a Natureza da operação e preencha Transportadora, Valor do frete (R$) e Previsão de entrega, se houver.
6. Escolha a Forma de pagamento e o número de Parcelas. Pode deixar para depois, mas sem forma o pedido não fatura.
7. Preencha Desconto (R$), Validade do orçamento e Observações, se quiser.
8. Clique em Finalizar Venda. Aparece Venda criada e você volta para a lista.

Preço e tabela de preço

• Ao escolher o cliente, o sistema aplica a tabela de preço dele — ou a tabela marcada como padrão da empresa, se ele não tiver uma — e repreça os itens que já estavam no pedido. Remover o cliente devolve todos os itens ao preço de balcão. Tabelas ficam em Cadastros → Tabelas de Preço.
• Você pode digitar outro preço na linha. Preço abaixo da tabela conta como desconto para o limite do seu perfil; preço acima não gera "crédito" para descontar em outro item.
• Tabela desativada é ignorada, como se o cliente não tivesse tabela.

Erros e avisos

• Finalizar Venda fica cinza sem cliente ou sem itens.
• "<Forma> aceita no máximo Nx (foi pedido Mx)." — reduza as Parcelas ou troque a forma.
• "Cliente inválido", "Produto inválido" e similares — o cadastro foi excluído ou pertence a outra empresa; escolha de novo.
• Limites do perfil (valor máximo por venda, desconto máximo): veja Situações do pedido.

Precisa da permissão Criar venda/orçamento. O vendedor do pedido é sempre quem o criou — não há campo para escolher outro vendedor nesta tela.

Detalhe do pedido

Vendas → Pedidos → Detalhes

A ficha completa do pedido. É daqui que você fatura, cancela, emite a nota, imprime, envia ao cliente e deixa comentários.

O que você vê

• Cabeçalho — Pedido #N, criado em que data e por quem. Link Voltar para Pedidos.
• Aviso amarelo — Falta a forma de pagamento, com o botão Informar agora. Só aparece em Orçamento/Aberta sem forma.
• Cartões — Cliente (nome, documento, telefone); Status (situação, Data do pedido e, para cada nota fiscal, uma caixa com "NF-e nº X, série Y · autorizado" ou "NF-e em processamento", a chave de acesso e a mensagem da SEFAZ); Total do Pedido (valor, quantidade de itens, transportadora e frete).
• Itens do Pedido — Produto, Qtd., Preço Unit., Subtotal; no rodapé, Subtotal (itens), Frete, Desconto e Total.
• Condições Comerciais — Forma de pagamento, Condição, Previsão de entrega, Validade do orçamento e Observações, quando preenchidos.
• Comentários — caixa de texto, botão Comentar e a lista com autor, data e hora.
• Botões — mudam conforme a situação. Orçamento/Aberta: Editar, Faturar, Cancelar. Faturada: Emitir NF-e, Emitir NFC-e, Estornar faturamento. Sempre: Duplicar, Imprimir pedido, Cupom (térmica), Enviar ao cliente. Com nota autorizada: Baixar DANFE.

Como faturar

1. Se aparecer o aviso Falta a forma de pagamento, clique em Informar agora, escolha a forma e salve.
2. Clique em Faturar. Não há confirmação. Aparece Pedido faturado. e a situação muda para Faturada. O que isso faz no estoque e no financeiro está em Situações do pedido.

Como emitir a NF-e do pedido

Antes disso, a empresa precisa ter o certificado digital e a integração de emissão configurados em Configurações → Certificado.

1. Fature o pedido. Os botões de emissão só aparecem em pedido Faturada sem nota autorizada.
2. Clique em Emitir NF-e. Para venda a consumidor no balcão, use Emitir NFC-e (o cupom fiscal eletrônico).
3. Aguarde a mensagem NF-e autorizada! ou NF-e enviada — aguardando autorização da SEFAZ. No cartão Status aparece "NF-e em processamento"; a tela se atualiza sozinha a cada 15 segundos até a SEFAZ responder.
4. Quando aparecer "NF-e nº X, série Y · autorizado", clique em Baixar DANFE para abrir o PDF oficial.

Como cancelar ou estornar

1. Em Orçamento/Aberta, clique em Cancelar e confirme a pergunta Cancelar este pedido? Ele não volta a ficar editável.
2. Em Faturada, clique em Estornar faturamento e confirme Estornar o faturamento? O estoque volta, a conta a receber é apagada e a NF-e é cancelada. Aparece Faturamento estornado.

Como imprimir

1. Para uma folha A4, clique em Imprimir pedido. Sai com o cabeçalho da empresa (logo, nome, CNPJ, IE, endereço, contato), os itens, as condições comerciais e as observações. A situação da nota fiscal e os comentários não vão para o papel — é um documento comercial, não fiscal.
2. Para a impressora térmica de 80 mm, clique em Cupom (térmica). A impressão abre sozinha no formato estreito: nome da empresa, PEDIDO #N, cliente, vendedor, itens, total e a linha da NF-e/NFC-e, se houver. Funciona com qualquer térmica instalada como impressora do Windows.

Como enviar ao cliente

1. Clique em Enviar ao cliente.
2. Escolha a aba E-mail (confira E-mail do cliente; se quiser, use Anexar boleto (PDF, opcional)) ou WhatsApp (confira WhatsApp do cliente (com DDD)).
3. Clique em Enviar. Por e-mail, aparece Enviado por e-mail!. Por WhatsApp, abre a conversa com a mensagem pronta — anexos você manda na própria conversa.

Como comentar

1. Escreva na caixa de Comentários.
2. Clique em Comentar. Funciona em qualquer situação — é o jeito de anotar num pedido faturado ou cancelado, que não pode mais ser editado.

Erros e avisos

• Faturar cinza com a dica "Informe a forma de pagamento em Editar antes de faturar" — falta a forma.
• "Só é possível emitir NF-e de uma venda faturada." — fature primeiro.
• Mensagem sobre token ou certificado ausente ao emitir — configure em Configurações → Certificado.
• Demais erros de faturar, cancelar e estornar: veja Situações do pedido.

Faturar venda para faturar; Cancelar/estornar venda para cancelar e estornar; Emitir NF-e para NF-e e NFC-e; Editar venda para editar; Comentar em registros para comentar.

Editar pedido

Vendas → Pedidos → Detalhes → Editar

Altera um pedido que ainda é Orçamento ou Aberta: cliente, itens, entrega e condições. Pedido faturado ou cancelado não abre para edição.

O que você vê

• Os mesmos blocos do Novo pedido, sem Filial da venda, Natureza da operação, Pedido de compra do cliente e Parcelas — esses ficam como estavam.
• Campos editáveis: cliente, itens (quantidade, preço, adicionar, remover), Transportadora, Valor do frete (R$), Previsão de entrega, Forma de pagamento, Condição de pagamento, Desconto (R$), Validade do orçamento e Observações.
• Botões Salvar Alterações e Descartar.

Como editar

1. No detalhe do pedido, clique em Editar.
2. Altere o que precisar. Para incluir produto, use a busca; para tirar, a lixeira.
3. Clique em Salvar Alterações. Aparece Pedido atualizado e o total é recalculado.

Pedido travado

Se o pedido já foi faturado ou cancelado, a tela mostra um cadeado com Este pedido está faturado e não pode ser editado (ou "cancelado") e a explicação "Registros fechados ficam travados por integridade. Use os comentários no detalhe do pedido para anotações." Clique em Voltar ao pedido e use os Comentários. Para corrigir um pedido faturado, estorne o faturamento primeiro (veja Situações do pedido).

Erros e avisos

• "Venda faturada ou cancelada não pode ser editada — use os comentários para anotações" — o pedido está travado.
• Limites de valor e desconto do perfil valem aqui também (veja Situações do pedido).

Precisa da permissão Editar venda.

Funil (Kanban)

Vendas → Funil (Kanban)

Os pedidos em colunas por situação. Você muda a situação arrastando o cartão — inclusive faturar e cancelar.

O que você vê

• Colunas — Orçamentos, Abertas, Faturadas, Canceladas, cada uma com o contador e o Total no rodapé.
• Cartão — #N, o selo "Nd parado" (dias desde a criação; âmbar a partir de 7), o cliente e o valor. Clicar abre o detalhe.

Como mover um pedido

1. Arraste o cartão para a coluna de destino e solte. Cartões em Faturadas e Canceladas não podem ser arrastados.
2. Para Orçamentos ou Abertas: a situação muda na hora, com Pedido #N movido.
3. Para Faturadas: confirme Faturar o pedido #N? Baixa o estoque e gera conta a receber. Aparece Pedido #N faturado — estoque baixado e conta a receber gerada.
4. Para Canceladas: confirme Cancelar o pedido #N?

Erros e avisos

• "Venda faturada ou cancelada não volta pro pré-venda" — pedido encerrado não volta para Orçamento/Aberta.
• Ao soltar em Faturadas, valem os mesmos erros do faturar (falta forma de pagamento, estoque insuficiente…): veja Situações do pedido.

Mover entre Orçamentos e Abertas exige Editar venda; soltar em Faturadas exige Faturar venda; em Canceladas, Cancelar/estornar venda.

Recebidos do WhatsApp

Vendas → Recebidos do WhatsApp

A caixa de entrada dos orçamentos e agendamentos que o robô do FappZap enviou. Nada vira pedido ou ordem de serviço sem uma pessoa conferir e aprovar. O item só aparece no menu se a integração estiver ativa em Configurações → Integrações.

O que você vê

• Mostrar — Aguardando decisão (padrão), Aprovados, Recusados ou Todos; e o período Recebido.
• Colunas — Recebido, O que é (Orçamento ou Agendamento), Cliente, Valor, Situação (Aguardando, Aprovado, Recusado, com o link Pedido #N ou O.S. #N quando já criado) e o botão Conferir (ou Ver, nos já decididos).
• Na coluna Cliente, quando o robô não achou o cadastro: "sem cadastro — você escolhe"; quando achou mais de um com o mesmo telefone: "mais de um cadastro com este telefone", em âmbar.

Como aprovar um orçamento

1. Clique em Conferir.
2. No bloco Cliente, confira o que o robô coletou e escolha o cadastro certo em Buscar cliente por nome ou documento…. Se o cliente não existe, cadastre em Cadastros → Clientes e volte.
3. No bloco Vendedor da venda (comissão), confira quem fica com a venda. O sistema sugere quem atendeu no WhatsApp; se ninguém casar, fica com você. Trocar exige a permissão Definir o vendedor da venda.
4. Confira os itens na tabela.
5. Clique em Aprovar e criar pedido. Aparece Orçamento criado como Pedido #N. Complete os itens no pedido.

Como aprovar um agendamento

1. Clique em Conferir e escolha o cliente.
2. Clique em Aprovar e criar O.S.. Aparece O.S. #N criada., com a descrição e a data que o cliente combinou.

Como recusar

1. Em Conferir, clique em Recusar.
2. Em Por que está recusando?, escreva o motivo (ex.: "produto sem estoque para esta quantidade"). Ele volta para o FappZap e aparece na conversa com o cliente.
3. Clique em Recusar. Aparece Recusado. O FappZap é avisado e mostra o motivo na conversa.

Erros e avisos

• "Escolha o cliente antes de aprovar — o bot não conseguiu identificar com segurança." — selecione o cliente na janela. O botão de aprovar fica cinza até isso.
• "Mais de um cadastro tem este telefone. Escolha qual é…" — dois clientes com o mesmo telefone; escolha o certo, senão a venda vai para o cliente errado.
• "Este registro já foi aprovado/recusado." — alguém decidiu antes de você.
• "Nenhuma filial ativa — não há onde lançar." — reative uma filial em Configurações.
• "Trocar o vendedor da venda exige a permissão "Definir o vendedor da venda" — peça a um gerente ou administrador."
• Limites de valor e desconto: valem os do perfil de quem aprova.

Aprovar e recusar exigem Criar venda/orçamento. Trocar o vendedor exige Definir o vendedor da venda.

Relatórios

Vendas → Relatórios

Uma visão rápida do desempenho comercial num período.

O que você vê

• Período — Hoje, 7 dias, 30 dias (padrão) ou Este mês, pela data de criação do pedido.
• Cartões — Total Vendido (ignora cancelados), Nº de Pedidos, Ticket Médio e Taxa de Conversão (faturados ÷ todos do período).
• Vendas por Dia — gráfico de linha. Com menos de dois dias de venda, mostra "Sem dados suficientes no período.".
• Vendas por Status — barras por situação.
• Top 5 Clientes — Nome do Cliente, Nº de Pedidos, Valor Total.
• Imprimir e Exportar CSV.

Curva ABC

Vendas → Curva ABC

Classifica os produtos pela participação no faturamento: os que somam até 80% são A, até 95% são B, o resto é C. Serve para saber onde concentrar estoque e atenção.

O que você vê

• De e Até — padrão: os últimos 12 meses. A classificação vale para o período escolhido; produto sazonal muda de classe conforme a janela.
• Cartões — Classe A (até 80% do faturamento), Classe B (até 95%) e Classe C (restante), com a quantidade de produtos em cada.
• Ranking de Produtos — Produto, Qtd. Vendida, Faturamento, % do Total, % Acumulado e Classe. Botões Imprimir e Exportar CSV.

Por Vendedor

Vendas → Por Vendedor

O ranking da equipe: quem vendeu quanto no período.

O que você vê

• Período — 7 dias, 30 dias (padrão), Este mês ou Tudo.
• Cartões — Melhor Vendedor, Total Geral no Período e Média por Vendedor.
• Tabela — Vendedor, Nº de Pedidos, Total Vendido, Ticket Médio e % do Total. Considera pedidos não cancelados, pela data de criação.
• Imprimir e Exportar CSV.

Comissões

Vendas → Comissões

Calcula quanto cada vendedor tem de comissão no mês, a partir do que foi faturado.

Como a comissão é calculada

Para cada vendedor: a soma dos pedidos Faturada em que ele é o vendedor, criados no mês escolhido, multiplicada pelo % Comissão cadastrado para ele. Pedidos cancelados ou estornados saem da conta. Só aparecem vendedores com faturamento no mês ou com percentual cadastrado.

O que você vê

• Mês e ano — o ano atual e o anterior.
• Cartões — Total de Comissões a Pagar, Maior Comissão (o nome) e Percentual Médio da Equipe.
• Tabela — Vendedor, Total Faturado, % Comissão (clicável) e Valor da Comissão.
• Imprimir e Exportar CSV.

Como alterar o percentual de um vendedor

1. Clique no percentual na coluna % Comissão (tem um ícone de lápis).
2. Digite o novo valor, de 0 a 100.
3. Clique em Salvar. Aparece Percentual atualizado. e a tabela recalcula. O percentual fica no cadastro do vendedor e vale para qualquer mês que você consultar, inclusive os passados.

Erros e avisos

• "Nenhum vendedor com faturamento ou comissão configurada neste período." — ninguém faturou no mês e nenhum vendedor tem percentual cadastrado.

Alterar o percentual exige a permissão de gerenciar usuários (veja Usuários e Permissões).

A venda no balcão

PDV

Diferente do pedido comum, aqui não existe "decido depois": a venda é fechada e cobrada no mesmo instante. O item só aparece no menu se o módulo PDV estiver no plano da empresa.

O que você vê

• Leitor de código de barras — o campo Bipe ou digite o código de barras / código e tecle Enter…. Ele já vem com o cursor e é para onde o foco sempre volta.
• Carrinho — Produto, Qtd., Vl. unit. (os dois editáveis), Subtotal e a lixeira. Vazio: "Bipe um produto para começar.".
• Cliente — o campo Consumidor (buscar cliente…) e o botão de lista. Sem cliente, a venda vai para "Consumidor". Com cliente, aparece Tabela de preço: … se ele tiver uma.
• Forma de pagamento — a lista (a primeira já vem escolhida) e o link Dividir pagamento.
• Total, o botão Finalizar venda (F2) e, depois da primeira venda, Imprimir cupom (Venda #N) e Emitir NFC-e (Venda #N).

Teclas

Como fazer uma venda

1. Bipe o produto (ou digite o código de barras, o código ou parte do nome) e tecle Enter. Bipar o mesmo produto de novo soma 1 na quantidade.
2. Se precisar, ajuste Qtd. ou Vl. unit. na linha do carrinho.
3. Se quiser identificar o comprador, digite o nome ou documento em Cliente e clique nele. A tabela de preço dele é aplicada ao carrinho; remover o cliente volta ao preço de balcão.
4. Escolha a Forma de pagamento. As opções vêm de Configurações → Formas de Pagamento.
5. Tecle F2 ou clique em Finalizar venda (F2). Aparece Venda #N finalizada!, o carrinho esvazia e o cursor volta ao leitor.

Como dividir o pagamento

1. Clique em Dividir pagamento. A primeira linha já vem com o total.
2. Ajuste o valor da primeira forma e clique em + Adicionar forma; a nova linha já sugere o que falta.
3. Confira o indicador: Fechado ✓ quando as formas somam o total, ou Falta R$ ….
4. Finalize. Para voltar a uma forma só, clique em Pagamento único.

Como imprimir o cupom e emitir a NFC-e

1. Depois de finalizar, clique em Imprimir cupom (Venda #N). A impressão abre no formato de 80 mm: nome da empresa, CUPOM DE VENDA #N, data e hora, itens, TOTAL e a forma de pagamento. É um comprovante comercial, não fiscal.
2. Para o cupom fiscal, clique em Emitir NFC-e (Venda #N). Aparece NFC-e autorizada! ou NFC-e enviada — aguardando autorização da SEFAZ.. Antes disso, configure o certificado em Configurações → Certificado. Para acompanhar ou baixar o documento, abra a venda em Vendas → Pedidos ou Fiscal → Notas Fiscais.

O que acontece ao finalizar

• A venda é criada já como Faturada, com você como vendedor.
• O estoque de cada item é baixado e a saída fica no histórico do produto como "Venda #N (PDV)".
• É criada uma conta a receber por forma de pagamento usada, com a taxa da operadora e o prazo cadastrados na forma. Dinheiro e Pix nascem pagos e entram no caixa do dia; cartão fica em aberto até a operadora repassar. Veja em Financeiro → Contas a Pagar/Receber.
• A nota fiscal não é emitida sozinha — use Emitir NFC-e.

Como estornar uma venda do PDV

1. Abra Vendas → Pedidos e localize a Venda #N.
2. Em Detalhes, clique em Estornar faturamento e confirme. O estoque volta e as contas não pagas são apagadas. Se a conta já foi recebida ou a NFC-e já foi autorizada, veja Situações do pedido.

Erros e avisos

• "Nenhum produto para "…"." — o código não foi encontrado. Confira o cadastro em Cadastros → Produtos.
• "Escolha a forma de pagamento para fechar a venda." — nenhuma forma selecionada. Se a lista está vazia, cadastre formas em Configurações → Formas de Pagamento.
• "As formas somam R$ X — faltam R$ Y pra fechar o total." — no pagamento dividido, as linhas não batem com o total.
• "Estoque insuficiente: …" — falta produto e a empresa não permite estoque negativo.
• "Nenhuma filial cadastrada." — cadastre uma filial em Configurações.
• Limites de valor e desconto do perfil: veja Situações do pedido.

Finalizar exige Criar venda/orçamento; Emitir NFC-e exige Emitir NF-e. Ver a tela exige a seção PDV (frente de caixa).

Ordens de Serviço

Serviços → Ordens de Serviço

É a lista de todas as O.S. da empresa. Daqui você abre uma O.S. nova, edita as que ainda estão em andamento e muda a situação sem sair da lista.

O que você vê

• Cartões do topo — O.S. em Andamento (quantas estão nessa situação), O.S. Concluídas no Mês (concluídas que foram abertas no mês atual) e Ticket Médio (média do valor de todas as O.S. não canceladas).
• Filtros — Buscar (número, cliente ou descrição), Status (Todos, Aberta, Em Andamento, Concluída, Cancelada), Abertura de e até. Ao lado aparece "N O.S." e a soma dos valores do que está filtrado, sem as canceladas.
• Colunas — Nº O.S. (OS-0001, clique para abrir o detalhe), Cliente (com cidade/UF), Técnico, Status, Abertura, Valor e o botão Editar, que só aparece em O.S. Aberta ou Em Andamento.
• A coluna Status é uma caixa de seleção: trocar o valor ali já grava a nova situação. Se o sistema recusar (por exemplo, concluir sem forma de pagamento), a lista recarrega e mostra a situação verdadeira.

Ordenação e paginação funcionam como nas outras listas — veja Como as listas funcionam.

Como abrir uma O.S.

1. Clique em Nova O.S..
2. Preencha o formulário (detalhado na tela Nova Ordem de Serviço).
3. Clique em Criar O.S.. A O.S. nasce como Aberta.

Erros e avisos

• "Selecione o cliente e informe o valor." — os dois campos obrigatórios do formulário estão vazios.
• "Filial não definida para o usuário" — o seu usuário não tem filial no cadastro. Peça ao administrador para definir em Usuários.
• "O.S. concluída ou cancelada não pode ser editada — use os comentários para anotações" — a O.S. já foi fechada; o que ainda dá para fazer é comentar no detalhe.

Ver a tela: seção Ordens de Serviço do perfil. Criar: permissão Criar ordem de serviço. Editar: Editar O.S.. Trocar a situação na lista: Mudar status da O.S. (concluir/cancelar).

Situações da O.S.

Serviços → Ordens de Serviço

Toda O.S. passa por estas situações. Concluída e Cancelada são finais: depois delas nada mais muda, além dos comentários.

Nova Ordem de Serviço

Serviços → Ordens de Serviço → Nova O.S.

É a janela que abre ao clicar em Nova O.S. (e a mesma janela, como Editar Ordem de Serviço, ao clicar em Editar na lista). Só dois campos são obrigatórios; o resto é o que faz a O.S. servir de recibo de entrada do equipamento.

O que você vê

• Cliente * — busca por nome ou CPF/CNPJ. Obrigatório. Se o cliente não existe, cadastre antes em Clientes.
• Tipo de O.S. — os tipos ativos cadastrados em Configurações → Tipos de O.S.; pode ficar "— sem tipo —".
• Técnico — qualquer usuário da empresa, ou "Sem técnico".
• Prioridade — Baixa, Normal, Alta ou Urgente.
• Data agendada — a data que aparece na Agenda.
• Previsão de entrega — a data que o cliente pergunta primeiro. Preencha mesmo que seja estimativa.
• Descrição do serviço — texto livre.

Bloco Equipamento recebido (recolhido; abre sozinho se já houver equipamento ou defeito preenchido):

• Equipamento, Marca, Modelo, Nº de série / IMEI.
• Senha / padrão de desbloqueio — só se o técnico precisar ligar o aparelho. É apagada automaticamente quando a O.S. é concluída ou cancelada e nunca sai na impressão.
• Defeito relatado pelo cliente — nas palavras dele; o laudo técnico vem depois.
• Acessórios entregues — botões para marcar: Carregador, Cabo, Capa/Case, Película, Fone, Chip, Cartão de memória, Bateria, Caixa original, Manual, Nota fiscal, Bolsa/Maleta. Outros vão no campo "outros, separados por vírgula".
• Condição na entrada — riscos, trincos, marcas. É o que resolve discussão na hora da entrega.

Bloco Valores e garantia (aberto):

• Valor (R$) * — obrigatório. Quando você lançar peças e serviços no detalhe, este valor passa a ser a soma dos itens.
• Desconto (R$).
• Forma de pagamento — lista de Configurações → Formas de Pagamento. Pode ficar "— a definir —" enquanto a O.S. está em andamento, mas precisa existir para concluir.
• Condição de pagamento — texto livre ("à vista, 2x, 30/60...").
• Garantia (dias) e O que a garantia cobre.

Como preencher

1. Busque e selecione o Cliente *.
2. Informe o Valor (R$) *, mesmo que seja uma estimativa.
3. Abra Equipamento recebido e anote o que entrou, com acessórios e condição.
4. Escolha a Forma de pagamento se já souber.
5. Clique em Criar O.S. (ou Salvar Alterações, na edição).

Detalhe da O.S.

Serviços → Ordens de Serviço → clique no número (OS-0001)

É onde o serviço acontece: você lança peças e serviços, registra o laudo, muda a situação, imprime e entrega o equipamento.

O que você vê

• Cabeçalho — "OS-0001", data de abertura e técnico. Link Voltar para Serviços.
• Cliente — nome, documento, telefone, e-mail. Se ele tem tabela de preço, aparece "Tabela de preço: NOME (vale para as peças)".
• Status e Prazos — selo da situação e da prioridade; Tipo, Agendada, Previsão de conclusão, Concluída em, Garantia, Retirado por. Em O.S. concluída sem retirada, o bloco Registrar retirada com o campo "Nome de quem retirou" e o botão Registrar retirada agora.
• Valor Total — com desconto mostra "Serviços/peças", "Desconto" e o líquido. Abaixo, "N item(ns) — soma automática" ou "valor informado manualmente", e a forma/condição de pagamento.
• Equipamento e Descrição / Laudo Técnico — só aparecem se houver algo preenchido. A linha "Desbloqueio:" com a senha aparece na tela e nunca no papel.
• Peças e Serviços — tabela com Tipo, Descrição, Qtd., Preço Unit., Subtotal e a lixeira. Abaixo dela, em O.S. editável, a linha para adicionar item.
• Comentários — funciona em qualquer situação, inclusive concluída ou cancelada.

Como lançar peças e serviços

1. Na linha abaixo da tabela, escolha o Tipo: Serviço ou Peça (estoque).
2. Para peça: procure o produto em Produto. O preço vem da tabela de preço do cliente, se houver, ou do preço de venda. Você pode alterar.
3. Para serviço: escolha em Do catálogo (preenche descrição e preço padrão; o catálogo vem de Configurações → Catálogo de serviços) ou deixe "— serviço avulso —" e digite a Descrição do serviço.
4. Informe Qtd. e Preço (R$).
5. Clique em Adicionar. O Valor Total passa a ser a soma dos itens.

Como concluir a O.S.

1. Confira se a O.S. tem Forma de pagamento. Se não, clique em Editar dados, preencha e Salvar.
2. Clique em Concluir.
3. O sistema baixa as peças do estoque, cria a conta a receber no Financeiro e mostra "O.S. concluída — estoque baixado e conta a receber gerada." Se a forma de pagamento é do tipo que liquida na hora, a conta já nasce paga.
4. Quando o cliente buscar o equipamento, digite o nome em Registrar retirada e clique em Registrar retirada agora.

Outros botões

• Editar dados (Aberta ou Em Andamento) — janela Editar dados da O.S. com equipamento, senha, acessórios (texto separado por vírgula), condição na entrada, defeito relatado, Laudo técnico, descrição geral, prioridade, previsão, garantia, forma e condição de pagamento e desconto. Salvar grava.
• Iniciar (Aberta) — passa para Em Andamento.
• Cancelar (Aberta ou Em Andamento) — cancela na hora, sem pergunta de confirmação.
• Emitir NFS-e (Concluída) — emite a nota fiscal de serviço da prefeitura com os itens do tipo Serviço. Antes disso, configure o certificado em Configurações → Certificado Digital, o código do município no perfil da empresa e o item da lista de serviço (LC 116) no catálogo. A nota aparece em Fiscal → Notas Fiscais.
• Imprimir A4 — imprime a O.S. com cabeçalho "FappGE — Ordem de Serviço", os cartões, a tabela e as linhas Assinatura do Cliente e Assinatura do Técnico. Comentários e senha não saem.
• Enviar ao cliente — janela com as abas E-mail (campo E-mail do cliente e Anexar boleto (PDF, opcional)) e WhatsApp (WhatsApp do cliente (com DDD); abre o WhatsApp com a mensagem pronta). Botão Enviar.
• Cupom (térmica) — imprime um cupom de 80 mm com cliente, técnico, equipamento, itens, desconto, TOTAL, pagamento, garantia e a linha "Assinatura do cliente".
• Comentar — grava uma anotação com seu nome e a hora. Até 2000 caracteres.

Erros e avisos

• "Estoque insuficiente de PRODUTO (tem X, a O.S. usa Y)" — não há saldo da peça. Ajuste a quantidade, dê entrada em Compras ou ligue a opção de estoque negativo nas configurações da empresa.
• "Informe a forma de pagamento antes de concluir…" — preencha em Editar dados.
• "A forma de pagamento desta O.S. não existe mais. Escolha outra antes de concluir." — a forma foi apagada em Configurações.
• "O.S. concluída não muda mais de status" / "O.S. cancelada não muda mais de status" — situação final.
• "Esta O.S. não tem itens de serviço para emitir NFS-e." — lance ao menos um item do tipo Serviço antes de concluir.
• "Informe o código do município (IBGE) da empresa em Configurações para emitir NFS-e." e "Configure o item da lista de serviço (LC 116) no cadastro do serviço antes de emitir a NFS-e." — faltam dados fiscais; corrija e emita de novo.
• "NFS-e recusada: …" — a mensagem que vem depois dos dois-pontos é da prefeitura; corrija o que ela aponta.
• "Selecione o produto da peça.", "Descreva o serviço.", "Quantidade inválida." — a linha de novo item está incompleta.

Editar dados, itens e retirada: Editar O.S.. Iniciar, Concluir e Cancelar: Mudar status da O.S. (concluir/cancelar). Emitir NFS-e: Emitir NF-e. Comentar: Comentar em registros.

Kanban

Serviços → Kanban

Mostra as O.S. em quatro colunas — Abertas, Em Andamento, Concluídas, Canceladas — e deixa você mudar a situação arrastando o cartão.

O que você vê

• Cada coluna tem o contador de cartões e, no rodapé, Total em reais.
• Cada cartão mostra o número (clique para abrir o detalhe), o selo de prioridade, o cliente, a descrição resumida, o técnico ("sem técnico"), o valor e "prev. dd/mm/aaaa" quando há previsão de conclusão.

Como mover uma O.S.

1. Segure o cartão e arraste para a coluna de destino.
2. Solte. O sistema grava a situação e avisa "OS-N movida." — ou "OS-N concluída — estoque baixado e conta a receber gerada." ao soltar em Concluídas.

Ver: seção Kanban de O.S.. Mover: Mudar status da O.S. (concluir/cancelar).

Agenda

Serviços → Agenda

Agrupa as O.S. pela Data agendada, um bloco por dia, para você ver o que está marcado.

O que você vê

• Um título por dia ("segunda-feira, 02 de setembro" e "N O.S.") com cartões: número, situação, cliente, tipo, descrição, técnico e valor. O.S. canceladas não aparecem; concluídas continuam no dia em que foram agendadas.
• Bloco Sem data agendada — tabela das O.S. abertas ou em andamento que não têm data.
• Sem nada agendado: "Nenhuma ordem de serviço agendada. Defina uma "data agendada" ao criar uma O.S."

Ver: seção Agenda.

Relatórios

Serviços → Relatórios

Consolida as O.S. por cliente e por técnico e projeta quanto vai entrar quando as O.S. em aberto forem concluídas.

O que você vê

• Filtro — Abertura de e até, pela data de abertura da O.S.
• Cartões — O.S. no período, Concluídas, Valor Total (sem as canceladas) e Ticket Médio.
• O.S. por Cliente e O.S. por Técnico — colunas O.S. (quantidade) e Valor. O.S. sem técnico entram como "Sem técnico".
• Previsão de Faturamento (O.S. em aberto) — separa as O.S. abertas e em andamento em Atrasadas (previsão já passou), Próximos 7 dias, Depois e Sem previsão, com o Valor previsto. O valor entra no Financeiro só quando a O.S. é concluída.

Como exportar

1. Ajuste o período.
2. Clique em Exportar CSV para baixar a planilha (uma linha por O.S., com número, cliente, técnico, tipo, situação, abertura, previsão e valor) ou em Imprimir para o relatório em papel.

Ver: seção Relatórios de O.S..

Lista de contratos

Contratos

Mostra todos os contratos, quanto entra e quanto sai por mês, e quais estão para vencer. O item Contratos só aparece no menu se o plano da empresa inclui esse módulo.

O que você vê

• Topo — um campo de mês (a competência), o botão Faturar competência (veja Faturar competência) e o botão Novo Contrato.
• Cartões — Contratos Ativos; Receita Recorrente/Mês (contratos ativos com cliente, convertidos para valor mensal: mensal inteiro, trimestral dividido por 3, anual por 12; os únicos ficam de fora); Despesa Recorrente/Mês (a mesma conta para contratos com fornecedor); Vencendo em 60 dias (ativos com data de fim em até 60 dias e sem renovação automática — fica laranja quando há algum).
• Filtros — Buscar (número, contraparte ou objeto), Tipo, Status e o período Início (pela data de início da vigência).
• Colunas — Nº (clique para abrir), Contraparte (nome e objeto), Tipo, Recorrência, Valor, Faturas (quantas contas já foram geradas), Vigência ("dd/mm/aaaa → dd/mm/aaaa" ou "→ indeterminado"), Status e o botão Editar, que some em contrato cancelado.

Ver: módulo Contratos no plano e seção Contratos do perfil. Criar, editar e faturar: Gerenciar contratos.

Novo Contrato

Contratos → Novo Contrato

É a janela de cadastro (e de edição, como Editar Contrato). O que decide o comportamento do contrato são três escolhas: com quem é, de quanto em quanto tempo cobra e em que dia vence.

O que você vê

• Título do contrato — um nome curto, como "Aluguel da Loja Centro".
• Tipo — Prestação de Serviço, Venda, Fornecimento, Aluguel ou Outro.
• Contraparte — escolha Cliente ou Fornecedor e busque no cadastro (Clientes / Fornecedores). Contrato com cliente gera contas a receber; com fornecedor, contas a pagar. É um ou outro, nunca os dois.
• Objeto do contrato — obrigatório. O que está sendo contratado.
• Bloco Valores e vigência — Valor (R$); Recorrência (Mensal, Trimestral, Anual ou Único (sem recorrência)); Dia de vencimento (1 a 28); Centro de custo; Início da vigência (já vem com hoje); Fim da vigência (opcional); caixa Renovação automática ao fim da vigência.
• Emitir NFS-e automaticamente ao faturar a competência — só aparece em contrato de Prestação de Serviço com Cliente. Ao faturar o mês, além da conta a receber, o sistema tenta emitir a nota de serviço. Exige certificado em Configurações → Certificado Digital, código do município no perfil da empresa e o item da LC 116 no serviço.
• Bloco Reajuste e pagamento — Índice de reajuste (IPCA, IGP-M, INPC, Outro), Próximo reajuste, Forma de pagamento (texto livre), Multa de rescisão (R$), Aviso prévio (dias), Condições de pagamento. São anotações: o sistema não reajusta nem cobra multa sozinho.
• Bloco Contato e gestão — Responsável (interno), Nº do contrato (externo), Contato — nome, Contato — telefone, Contato — e-mail, Observações.

Como cadastrar

1. Clique em Novo Contrato.
2. Escolha o Tipo e a Contraparte (cliente ou fornecedor).
3. Descreva o Objeto do contrato.
4. Informe Valor (R$), Recorrência e Dia de vencimento.
5. Confira Início da vigência e, se houver prazo, Fim da vigência (opcional).
6. Clique em Criar Contrato. Ele nasce como Ativo.

A regra do ciclo

O faturamento em lote olha o Início da vigência e conta os meses até a competência:

Contrato com Fim da vigência anterior ao mês e sem Renovação automática é pulado. A conta gerada vence no Dia de vencimento daquele mês.

Erros e avisos

• "Descreva o objeto do contrato.", "Selecione o cliente.", "Selecione o fornecedor." — campo obrigatório vazio.
• "Informe o cliente OU o fornecedor do contrato (exatamente um)" — o contrato ficou sem contraparte.
• "Contrato cancelado não pode ser alterado — use os comentários para anotações" — contrato cancelado é final.

Detalhe do contrato

Contratos → clique no Nº

Reúne a ficha completa, as faturas já geradas, os arquivos (PDF assinado, aditivos) e os comentários de um contrato.

O que você vê

• Cliente ou Fornecedor — nome, documento e a frase "Contas geradas viram contas a receber" (ou "a pagar").
• Vigência e Status — selo da situação, Início, Fim (ou "indeterminado"), Renovação automática e, em contrato de serviço, NFS-e ao faturar: "automática" ou "manual".
• Valor — valor, recorrência, "vence dia N" e Já faturado com o total e a quantidade de faturas.
• Objeto do Contrato, Observações e a Ficha do Contrato (só os campos preenchidos: título, nº externo, responsável, centro de custo, forma de pagamento, reajuste, multa, aviso prévio, contato).
• Faturas Geradas — Competência (MM/AAAA), Descrição, Vencimento, Valor e Situação: Recebida/Paga, Vencida ou Em aberto. Mostra as 50 mais recentes; o restante está em Contas a Pagar/Receber.
• Anexos — lista com nome, tamanho e data, botão Baixar e lixeira.
• Comentários — em qualquer situação.

Como faturar um mês específico

1. Com o contrato Ativo, clique em Faturar mês atual.
2. Na pergunta "Competência a faturar (AAAA-MM). Deixe em branco para o mês atual:", digite o mês (ex.: 2026-07) ou deixe vazio.
3. Clique em OK. A conta entra no Financeiro e a tela avisa "Fatura de AAAA-MM gerada no financeiro."

Como anexar um arquivo

1. Clique em Anexar arquivo e escolha o arquivo (PDF, imagem, Word, Excel ou texto, até 8 MB).
2. Aguarde "Anexo enviado." O arquivo aparece na lista com Baixar.

Outros botões

• Editar — abre o mesmo formulário do cadastro. Some em contrato cancelado.
• Suspender (Ativo) — o contrato para de entrar no lote até você clicar em Reativar.
• Encerrar (Ativo) — o contrato terminou.
• Cancelar contrato (Ativo ou Suspenso) — cancela na hora, sem pergunta. Depois disso só comentários.
• Imprimir — imprime com cabeçalho "FappGE — Contrato #N", a ficha, as faturas e as linhas de assinatura Contratada e Contratante (ou Contratado). Anexos e comentários não saem.
• Comentar — anotação com seu nome e a hora, até 2000 caracteres.

Situações do contrato

Erros e avisos

• "Só contrato ativo pode ser faturado" — reative antes.
• "Competência inválida. Use o formato AAAA-MM, por exemplo 2026-07." — digite ano com quatro dígitos, traço e mês com dois.
• "Arquivo maior que o limite de 8MB." — reduza o arquivo ou divida em dois.

Editar, mudar situação, faturar, anexar e excluir anexo: Gerenciar contratos. Comentar: Comentar em registros.

Faturar competência (em lote)

Contratos → Faturar competência

Gera de uma vez as contas do mês de todos os contratos ativos com recorrência. O sistema já faz isso sozinho; o botão serve para antecipar ou reprocessar.

Como funciona sozinho

• O servidor roda o lote da competência atual a cada 6 horas, para todas as empresas. Rodar de novo não duplica: contrato já faturado no mês é pulado.
• O sino de notificações (cabeçalho) avisa Contratos vencendo quando há contratos ativos, sem renovação automática, com fim de vigência nos próximos 30 dias.

Como rodar manualmente

1. No topo da lista, escolha o mês no campo de competência. Em branco, vale o mês atual.
2. Clique em Faturar competência.
3. Leia o diálogo Faturamento — competência MM/AAAA e clique em Fechar ou em Ver no Financeiro.

O diálogo de resultado

• "N faturas geradas no Financeiro" — "As contas entraram em Contas a Pagar/Receber com o vencimento de cada contrato."
• "Nenhuma fatura nova gerada" — "Todos os contratos ativos já estavam faturados nesta competência (clicar de novo nunca duplica)."
• Pulados (N) — um por linha, "Contrato #N — motivo":

Precisa da permissão Gerenciar contratos.

Bens

Patrimônio

Cada equipamento tem uma ficha própria, com plaqueta e número de série. É diferente de Produtos: produto é quantidade (você tem 40 cabos, e tanto faz qual), bem é individual (esta máquina, que está na drogaria desde março e já voltou duas vezes para conserto).

O que você vê

• Cartões do topo — Locados (na casa de clientes), Em estoque (disponíveis para locar), Em manutenção (fora de operação) e Valor do patrimônio, somado pelo valor de aquisição.
• Aviso de locado sem contrato — aparece em amarelo quando há equipamento na rua sem contrato vinculado. Clicando nele, a lista já filtra os casos. Vale olhar: é equipamento fora da empresa que ninguém está cobrando.
• Colunas — Plaqueta, Equipamento (com marca, modelo e número de série), Situação, Onde está, Aquisição e Valor.
• Busca — procura por plaqueta, número de série, modelo ou nome do cliente. É o que resolve a ligação do tipo "tenho um aparelho aqui, de quem é?".

Como cadastrar um bem

1. Clique em Novo bem.
2. Preencha a Plaqueta — o código que fica colado no equipamento. É por ele que o técnico o encontra no campo, então use o mesmo que está na etiqueta.
3. Escolha o Tipo: Locação (vai para clientes) ou Uso interno (fica na empresa).
4. Descreva o equipamento e preencha marca, modelo e Número de série.
5. Informe a aquisição: data, valor, nota fiscal e garantia. Isso é o que responde depois "quanto custou" e "ainda está na garantia".
6. Clique em Salvar.

Situações do bem

Cadastrar, movimentar e dar baixa precisa da permissão Gerenciar patrimônio.

Movimentar um equipamento

Patrimônio → botão de setas na linha do bem

Movimentar é registrar que o equipamento saiu, voltou ou mudou de lugar. É o que constrói o histórico, e é o único caminho para mudar a situação do bem.

Como entregar a um cliente

1. Na linha do bem, clique no botão de setas.
2. Escolha Entregar ao cliente.
3. Selecione o Cliente. Este campo é obrigatório: sem ele o sistema não sabe para onde o equipamento foi.
4. Escolha o Contrato, quando houver. É o contrato que cobra o aluguel — sem ele, o equipamento fica na rua sem ninguém cobrando, e a tela avisa.
5. Confira a Data, escreva uma observação (o que foi junto, quem recebeu) e clique em Confirmar.

O que cada movimentação faz

Erros e avisos

• "Não dá para entregar um bem que está locado" — o equipamento já consta com um cliente. Registre o retorno antes de entregar de novo, senão ninguém saberia quem ficou com ele.
• "Escolha para qual cliente o equipamento está indo" — a entrega exige o cliente.
• "Alguém movimentou este bem agora mesmo" — outra pessoa registrou uma movimentação enquanto você preenchia. Recarregue e confira a situação antes de lançar.

Ficha do bem e termo de entrega

Patrimônio → clique na plaqueta

A ficha reúne tudo sobre aquele equipamento. É onde você responde duas perguntas que valem dinheiro na hora de renovar um contrato: quantas vezes essa máquina deu problema, e há quanto tempo ela está na rua.

O que você vê

• Situação, Onde está (com o cliente, o contrato e desde quando) e Aquisição.
• Manutenções — as ordens de serviço daquele equipamento, com o total já gasto em serviço.
• Histórico — a linha do tempo: cada saída, retorno e ida à oficina, com a data, quem registrou e a observação do momento.

Como imprimir o termo de entrega

1. Abra a ficha de um bem que esteja Locado.
2. Clique em Termo de entrega.
3. Imprima e colha a assinatura do cliente.

O termo sai com os dados da sua empresa, o nome e o documento do cliente, a data da entrega, a plaqueta, o número de série e as observações do que foi entregue junto — mais duas linhas de assinatura.

Painel

Financeiro → Painel

É a foto rápida da situação financeira: quanto há nas contas, quanto falta receber e pagar, e como isso se distribui nos próximos meses. Só leitura — não cadastra nada.

O que você vê

• Saldo em contas — soma do saldo atual de todas as contas bancárias cadastradas. Clique nele para abrir Contas Bancárias.
• A receber (aberto) — tudo que ainda falta entrar dos títulos a receber não quitados.
• A pagar (aberto) — tudo que ainda falta sair dos títulos a pagar não quitados.
• Saldo projetado — saldo + a receber − a pagar. Fica vermelho quando o resultado é negativo.
• Projeção de fluxo (próximos 6 meses) — um par de barras por mês, começando no mês atual: A receber em verde e A pagar em vermelho. Embaixo de cada mês aparece o líquido em forma curta (por exemplo, "R$ 12,5k"). Passe o mouse na barra para ver o valor exato.
• Vencimentos por período (em aberto) — tabela com as faixas Vencidas, Até 7 dias, 8 a 30 dias e Depois de 30 dias, cada uma com A receber, A pagar e Líquido. A linha Vencidas fica avermelhada, com um ícone de alerta, quando há valor nela.

Todos os números usam o que ainda falta de cada título: um título de R$ 1.000 com R$ 300 já pagos entra como R$ 700.

Precisa das seções Painel financeiro e Contas a Pagar/Receber liberadas no perfil (o Painel lê a mesma lista de títulos da outra tela).

Contas a Pagar/Receber

Financeiro → Contas a Pagar/Receber

É onde vivem os títulos da empresa: contas de luz, aluguel, fornecedores, duplicatas de clientes. Aqui você cadastra, dá baixa, estorna, cobra por Pix ou boleto e exporta. Títulos gerados por uma venda faturada, por uma compra recebida ou por um contrato também aparecem aqui.

O que você vê

• Abas — Contas a Pagar e Contas a Receber. A aba escolhida define a lista, o tipo do novo lançamento e o nome do arquivo exportado.
• Filtros — Buscar (descrição, cliente, fornecedor e também o número ou a chave da nota fiscal), Status (Todos, Pendente, Vencido, Pago), Vencimento de / até e Conta bancária. À direita aparece "N lançamentos · R$ X" com a soma do que está filtrado.
• Cartões do topo — Total a Pagar, Total a Receber, Saldo Projetado (a receber − a pagar) e Contas Vencidas ("N pendências", em vermelho quando há alguma). Os cartões somam as duas abas juntas e ignoram os filtros; usam o que ainda falta pagar de cada título.
• Listagem de Lançamentos — colunas Descrição, Cliente/Fornecedor, Vencimento, Valor, Nota fiscal, Status e Ações. A coluna Conta bancária fica escondida por padrão; ligue-a no seletor de colunas do cabeçalho. No rodapé, Total (N) soma a coluna Valor.
• Em Valor — quando a forma de pagamento tem taxa de operadora, aparece embaixo "líquido R$ X (−taxa Nome da forma)": é o que de fato entra na conta.
• Em Descrição — um selo cinza como 3/12 marca títulos criados por repetição (veja Lançamentos que se repetem).
• Botões do cabeçalho — seletor de colunas, Exportar CSV e Novo Lançamento.

A lista traz até 2.000 títulos, sempre com os em aberto primeiro e os pagos depois. Clique em qualquer cabeçalho para reordenar (veja Listas, filtros e ordenação).

A coluna Nota fiscal

Mostra o número da nota (e "/série" quando houver) ligada ao título. A nota pode ter três origens:

• Emitida por você — nota de uma venda faturada pelo sistema. Vem com os links DANFE (abre o PDF) e XML (baixa o arquivo eletrônico da nota). Veja Notas Fiscais.
• Do fornecedor — nota recebida numa compra (veja Compras). Aparece o texto "do fornecedor" ao lado do número.
• Digitada — o número e a chave que você informou ao criar o lançamento manual.

Sem nota, a coluna mostra "—".

Como criar um lançamento

1. Escolha a aba Contas a Pagar ou Contas a Receber.
2. Clique em Novo Lançamento. O título da janela confirma o tipo: "Novo Lançamento (Contas a Pagar)".
3. Preencha Descrição, Valor (R$) e Vencimento — os três são obrigatórios.
4. Informe o Fornecedor (aba Pagar) ou o Cliente (aba Receber), digitando para buscar. Opcional.
5. Escolha a Forma de pagamento. Ela define a taxa de operadora que aparece como "líquido". Cadastre as formas em Configurações → Formas de Pagamento.
6. Confira a Competência (mês/ano). Ela vem preenchida com o mês do vencimento; troque quando a conta é de dezembro e vence em janeiro. A tela avisa: "O mês a que a despesa/receita se refere. Vazio segue o vencimento."
7. Se quiser, escolha a Conta bancária (opcional) por onde o título vai passar.
8. Se o título vem de uma nota avulsa, preencha Nº da nota (opcional) e Chave de acesso (opcional) (os 44 dígitos impressos na nota).
9. Clique em Criar Lançamento. Aparece "Lançamento criado."

Ações de cada linha

• Título em aberto: Cobrar (só em Contas a Receber, e só se o seu plano tem cobrança por Pix/boleto), Enviar (só em Contas a Receber), Marcar como pago, o lápis (Editar lançamento) e a lixeira (Excluir lançamento).
• Título pago: o nome da conta bancária usada e o botão Estornar.

Como dar baixa (pagar ou receber)

1. Clique em Marcar como pago na linha do título. Abre a janela Registrar Pagamento, com Total, Já pago (se houver) e Saldo devedor.
2. Confira o Valor a pagar (R$). Ele vem com o saldo devedor. Se você informar menos, o sistema registra um pagamento parcial e o título fica com status Parcial.
3. Informe a Data do pagamento se o pagamento foi em outro dia. Em branco, vale hoje.
4. Se a data for depois do vencimento, aparece o bloco amarelo "N dia(s) de atraso". Nele você pode marcar Perdoar juros e multa, ou ajustar Multa (%) e Juros (% ao mês). Os campos mostram como sugestão o percentual gravado no título. O sistema calcula os valores sozinho.
5. Se deu abatimento, informe Desconto (R$).
6. Escolha a Conta bancária de onde saiu (ou onde entrou) o dinheiro. Ela passa a ser a conta do título e tem o saldo ajustado.
7. Clique em Confirmar Pagamento.

Como os encargos são calculados:

• A multa é um percentual fixo sobre o saldo em aberto. Os juros são simples: a taxa mensal dividida por 30, vezes os dias de atraso.
• Pagar no dia do vencimento é zero dia de atraso. Título que vence em sábado, domingo ou feriado nacional e é pago no primeiro dia útil seguinte não tem encargo.
• Pagamento parcial não aplica juros, multa nem desconto — só a quitação total.
• Juros e multa ficam registrados no título em campos separados; o saldo da conta bancária considera só o valor do título.

Como estornar

1. Na linha de um título pago ou parcial, clique em Estornar.
2. Leia a confirmação: "Estornar R$ X já pagos?" (ou "recebidos"). Se era pagamento parcial, ela avisa: "É um pagamento PARCIAL: o valor já registrado é apagado e não volta depois."
3. Confirme. O título volta a ficar totalmente em aberto e o saldo da conta bancária é ajustado.

Como editar ou excluir

1. Clique no lápis. Na janela Editar Lançamento você altera Descrição, Valor (R$), Vencimento, Forma de pagamento, Competência e Conta bancária. Clique em Salvar.
2. Para excluir, clique na lixeira e confirme "Excluir o lançamento …?". Se o título faz parte de uma série, veja Lançamentos que se repetem.

Título pago não pode ser editado nem excluído: estorne primeiro. Os campos de nota fiscal não aparecem na edição — só na criação.

Como cobrar por Pix ou boleto

Antes disso, monte um dos dois caminhos: o convênio do seu próprio banco, em Convênios de Cobrança, ou a conta de recebimento em Configurações → Recebimento. O botão Cobrar só aparece se o seu plano inclui o módulo de cobrança.

1. Na aba Contas a Receber, clique em Cobrar na linha do título.
2. Se quiser um texto pronto para mandar ao cliente, clique em Escrever mensagem de cobrança com IA. Aparece Mensagem sugerida (WhatsApp) para você copiar. O sistema não envia nada sozinho.
3. Clique em Gerar Pix ou Gerar Boleto. Havendo conta de recebimento no Asaas, existe também Link de pagamento (cartão), em que o cliente escolhe Pix, boleto ou cartão na página do provedor. O número do cartão nunca é digitado aqui.
4. Para Pix, aparecem o QR Code e o campo Pix copia e cola (clique nele para selecionar o texto). Para boleto, a Linha digitável e o link Abrir boleto (PDF) ou, no boleto por arquivo, Imprimir boleto.
5. Copie o que o cliente precisa e mande por onde preferir — ou use o botão Enviar da linha (abaixo). Clique em Fechar.

Embaixo do Pix ou boleto a janela mostra "Status: PENDENTE — a conta é baixada automaticamente quando o pagamento é confirmado." Quando o cliente paga, o título vira Pago sozinho; você não precisa dar baixa. Clicar duas vezes em Cobrar não gera duas cobranças: se já existe uma pendente, ela é reaproveitada.

O título da janela diz por onde a cobrança saiu, e é isso que você precisa conferir antes de mandar ao cliente:

Como enviar várias cobranças de uma vez

1. Abra a aba Contas a Receber. Cada título em aberto ganha uma caixa de seleção à esquerda.
2. Marque os títulos, ou use a caixa do cabeçalho para marcar todos os da página.
3. No alto da lista aparece "N selecionados" com o total. Clique em Enviar por e-mail.
4. Leia o resumo: quantos foram enviados, quantos ficaram sem e-mail no cadastro e quais falharam.

O e-mail é o mesmo do envio individual, com Pix e boleto quando existirem. O envio em lote é só por e-mail: o WhatsApp abre uma conversa por vez, e para ele o caminho continua sendo o botão Enviar da linha. Para o envio acontecer sozinho, sem marcar nada, veja Automações.

Como enviar a cobrança ao cliente

1. Clique em Enviar na linha (só em Contas a Receber). Abre Enviar ao cliente.
2. Por e-mail: confira o E-mail do cliente e, se quiser, use Anexar boleto (PDF, opcional). O Pix da empresa vai automaticamente se estiver cadastrado em Configurações → Recebimento. Aparece "Enviado por e-mail!".
3. Por WhatsApp: informe o WhatsApp do cliente (com DDD). O sistema abre o WhatsApp com a mensagem pronta (Pix incluso); boleto ou anexo você manda na conversa. Aparece "WhatsApp aberto com a mensagem pronta."

Como exportar

1. Ajuste os filtros e as colunas visíveis.
2. Clique em Exportar CSV. O arquivo (contas-pagar.csv ou contas-receber.csv) traz só as linhas filtradas e as colunas que estão visíveis.

Status do título

Erros e avisos

• "Preencha descrição, valor e vencimento." — os três campos são obrigatórios.
• "Chave de acesso inválida: confira os 44 dígitos." — a chave digitada não fecha; confira na nota.
• "Máximo: R$ X." — o valor da baixa não pode passar do saldo devedor.
• "A data do pagamento não pode ser no futuro." — corrija a data.
• "Multa de X% acima do teto de 2%…" — para cliente pessoa física (ou título sem cliente), a multa é limitada a 2% por lei. Para pessoa jurídica, o teto é 10%. Em contas a pagar não há limite.
• "Juros de X% ao mês. Confira: o campo é a taxa MENSAL, não a do período." — você digitou um percentual muito alto; o campo pede a taxa por mês.
• "Desconto de R$ X maior que o total devido de R$ Y." — reduza o desconto.
• "Lançamento pago não pode ser editado. Estorne o pagamento antes." — o mesmo vale para excluir.
• "Pagar.me não conectado. Conecte sua conta em Configurações > Recebimento." — falta a configuração de recebimento.
• "Pagar.me recusou: …" — o serviço de pagamento devolveu um motivo; normalmente falta o CPF/CNPJ ou o e-mail no cadastro do cliente.

Ver: seção Contas a Pagar/Receber. Criar, editar, excluir, estornar, pagamento parcial e gerar cobrança: permissão Contas a pagar/receber (criar/editar/excluir/estornar). Quitar um título por completo: permissão baixar_conta. Perfis são ajustados em Configurações → Usuários e Permissões.

Lançamentos que se repetem

Financeiro → Contas a Pagar/Receber → Novo Lançamento

Aluguel, internet, mensalidade: contas iguais todo mês. Em vez de digitar doze vezes, você cria uma e pede para repetir. O sistema cria todos os títulos de uma vez, cada um com o próprio vencimento.

Como criar uma série

1. Clique em Novo Lançamento e preencha o título normalmente (descrição, valor, o primeiro vencimento, forma, competência…).
2. Marque Repetir este lançamento.
3. Em Vezes, informe quantos títulos criar (de 2 a 120; vem 12).
4. Em Frequência, escolha mensalmente, semanalmente, quinzenalmente, a cada 2 meses, a cada 3 meses, a cada 6 meses ou anualmente.
5. Leia a frase de confirmação que aparece embaixo: "Serão criados 12 lançamentos de R$ 1.500,00 cada, de 31/01/2026 a 31/12/2026." Se a última data não for a esperada, ajuste antes de salvar.
6. Clique em Criar Lançamento. Aparece "12 lançamentos criados."

Cada título da série recebe o selo 1/12, 2/12… ao lado da descrição (passe o mouse: "Faz parte de um lançamento repetido"). A competência de cada um segue o próprio vencimento — o aluguel de março fica na competência de março.

Como excluir só este ou este e os próximos

1. Clique na lixeira de um título da série e confirme "Excluir o lançamento …?".
2. Se ainda existem títulos seguintes, aparece a segunda pergunta: "Este lançamento é o 3/12 de uma série. OK — excluir este e os PRÓXIMOS ainda não pagos. Cancelar — excluir somente este."
3. Clique em OK para apagar deste em diante (o caso "cancelei o aluguel em março"), ou em Cancelar para apagar só este (o caso "este mês está errado").

Títulos já pagos da série nunca são apagados — a exclusão em lote só alcança os em aberto. Aparece "N lançamentos excluídos.".

Erros e avisos

• "Para repetir, informe ao menos 2 vezes." e "No máximo 120 repetições." — ajuste o campo Vezes.

A mesma de Contas a Pagar/Receber: Contas a pagar/receber (criar/editar/excluir/estornar).

Contas Bancárias

Financeiro → Contas Bancárias

Cadastro das contas da empresa (banco, caixa interno, carteira digital) com o saldo calculado a partir dos títulos que passaram por cada uma.

O que você vê

• Saldo Consolidado — soma de todas as contas. Fica vermelho se negativo.
• Um cartão por conta — nome, selo Ativa ou Inativa, "Banco · Ag. · C/C", Saldo atual e "Inicial: R$ …". No canto, o lápis (Editar conta) e a lixeira (Excluir conta).
• Nova Conta — no cabeçalho.

Como o saldo é calculado: saldo inicial, mais os títulos a receber liquidados, menos os títulos a pagar liquidados — só os que estão vinculados a essa conta. Título quitado conta pelo valor total; título parcial conta pelo que já foi pago.

Como cadastrar uma conta

1. Clique em Nova Conta.
2. Preencha Nome (obrigatório), Banco, Saldo inicial (R$), Agência e Conta.
3. Clique em Criar Conta. Aparece "Conta bancária criada."

Ao editar, aparece também a caixa Conta ativa; desmarque para tirar a conta das listas sem perder o histórico. Salve com Salvar Alterações.

Como ver o extrato

1. Clique no cartão da conta. Abre Extrato — Nome da conta com "Saldo atual: R$ …".
2. Use o filtro de período pelo Vencimento, se quiser.
3. Leia as colunas Descrição, Cliente/Fornecedor, Vencimento, Status (Liquidado ou Pendente) e Valor (verde com "+" para receber, vermelho com "−" para pagar).
4. Clique em Fechar para recolher.

Erros e avisos

• "Informe o nome da conta." — o nome é obrigatório.
• "Não dá pra excluir: N lançamento(s)/extrato(s) vinculados a esta conta. Inative-a em vez de excluir." — a conta já tem histórico; desmarque Conta ativa em vez de apagar.

Ver: seção Contas Bancárias. Criar e editar: permissão Cadastros auxiliares. Excluir: só o perfil ADMIN.

Convênios de Cobrança

Financeiro → Convênios de Cobrança

O convênio é o contrato de cobrança que o banco dá à empresa para emitir boleto registrado: carteira, código de cedente, faixa de "nosso número" e o número sequencial dos arquivos de remessa. Esta tela guarda esses dados.

Com o convênio cadastrado, o boleto do cliente sai pelo banco dele, sem taxa de intermediário. Há dois caminhos, e o banco decide qual você tem:

Hoje o sistema emite direto por API no Sicoob (756) e no Banco Inter (077), e por arquivo no Sicoob. Convênio de outro banco fica cadastrado e mostra o selo Ainda não emitimos pelo banco XXX: guarda os dados, não emite. Para esses, use o Cobrar por Pix ou boleto em Contas a Pagar/Receber, que passa por uma conta de recebimento e não depende de convênio.

O que você vê

• Um cartão por convênio — nome; "Banco 341 · Carteira 109 · Ag. · C/C"; os quadros Próximo nosso número (com a faixa contratada) e Próxima remessa (layout e quantas já enviadas); selo Ativo ou Inativo; "N boleto(s)". Lápis e lixeira no canto.
• Novo Convênio — no cabeçalho.

Como cadastrar

1. Clique em Novo Convênio.
2. Preencha Nome do convênio, Banco (3 dígitos), Carteira, Código do cedente / convênio, Layout da remessa (CNAB 400 ou CNAB 240), Agência, Dígito da agência, Conta e Dígito da conta. Se quiser, ligue a uma conta em Conta bancária vinculada (opcional).
3. No bloco amarelo Onde sua numeração está hoje, informe Faixa: primeiro nosso número e, se houver, Faixa: último nosso número (opcional). Se você já emite boleto em outro sistema, preencha Último nosso número que você JÁ usou e Última remessa que você JÁ enviou. A tela mostra em seguida: "Próximo boleto sairá com o número X e a próxima remessa será a Y."
4. Informe Protestar após (dias), Juros ao mês (%) e Multa por atraso (%), se o contrato tiver.
5. Deixe marcado Convênio ativo (disponível para emitir boleto) e clique em Salvar.

Como ligar a emissão pela API do banco

No cartão do convênio há o quadro Emissão pelo banco, com Não configurada e o botão Configurar. O quadro só aparece nos bancos que o sistema já emite; nos outros, o selo Ainda não emitimos pelo banco XXX ocupa o lugar.

1. Peça ao seu gerente a liberação da cobrança por API no convênio. No Sicoob, crie o aplicativo no Portal Developers marcando Cobrança Bancária e, se for cobrar por Pix, também Pix Recebimentos.
2. Clique em Configurar. Abre a janela Emitir pelo Sicoob — nome do convênio.
3. Em Ambiente, escolha Sandbox (teste, não cobra ninguém) para experimentar ou Produção (boleto de verdade) para valer.
4. Preencha as credenciais que o banco pede. No Sicoob é o Client ID e, opcionalmente, a Chave Pix da conta (opcional). Clique em Salvar credenciais.
5. Em Certificado digital, escolha o arquivo .pfx do certificado A1 da empresa, informe a Senha do certificado e a data em Válido até, e clique em Enviar certificado. Aparece "Certificado enviado e conferido."
6. Clique em Testar conexão. O sistema consulta um boleto que não existe, o que prova credencial e certificado sem cobrar ninguém.

Feito isso, o quadro passa a mostrar o nome do banco e o ambiente, e o Cobrar em Contas a Pagar/Receber passa a registrar direto no seu banco.

Cobrar por Pix pela conta do banco

Preenchendo a Chave Pix da conta (opcional), o botão Gerar Pix passa a criar um QR Code na sua própria conta, com valor casado ao título e baixa automática quando o cliente paga. O dinheiro cai direto na conta da empresa, sem taxa de intermediário.

• A chave precisa estar registrada nesta conta do banco: CNPJ, e-mail, telefone ou aleatória.
• O QR vale até o fim do dia do vencimento, com no mínimo três dias e no máximo noventa. Título já vencido continua cobrável.
• Um título tem uma cobrança Pix pendente por vez. Para trocar, abra o Cobrar e clique em Cancelar cobrança Pix; o QR deixa de valer no banco na hora.
• O banco é consultado de dez em dez minutos. O título vira Pago sozinho, com o valor e a data que o banco informou.
• Sem a chave preenchida, o Pix continua saindo pela conta de recebimento configurada em Configurações → Recebimento, com a taxa de lá.

Erros e avisos

• "Código do banco deve ter 3 dígitos" — use o código do banco (341, 001, 237…).
• "O fim da faixa não pode ser menor que o início."
• "O último nosso número usado (X) está abaixo da faixa (Y). Confira a faixa contratada."
• "O nosso número não pode retroceder (atual: X)…" e "O sequencial de remessa não pode retroceder (atual: X)…" — só é possível corrigir para cima.
• "Este convênio tem N boleto(s) emitido(s). Desative em vez de excluir — o histórico é prova de cobrança."
• "Falta a chave Pix no convênio X. Cadastre em Financeiro → Convênios de Cobrança a chave registrada nesta conta do banco." — clique em Configurar e preencha Chave Pix da conta (opcional).
• "O banco recusou: Beneficiário não habilitado para utilizar o Pix." — a cooperativa ainda não liberou o Pix na sua cobrança. Peça a liberação ao gerente. O boleto continua saindo; só o QR Pix dentro dele fica de fora até lá.
• "Nenhum convênio bancário com Pix por API está configurado." — o convênio existe mas está por arquivo, inativo, ou é de um banco que ainda não fazemos Pix.
• "Certificado recusado pelo Sicoob (403). Confira se ele é o da conta e se está no prazo." — o certificado enviado não é o da empresa titular ou já venceu.

Ver: seção Convênios de Cobrança. Criar, editar e excluir: permissão Cadastros auxiliares.

Remessas e Retornos

Financeiro → Remessas e Retornos

É a conversa por arquivo com o banco, o caminho de quem tem convênio de cobrança comum e não tem API liberada. O boleto é gerado e impresso aqui, você junta os do dia num arquivo de remessa, envia no internet banking, e dias depois traz de volta o arquivo de retorno, que baixa os títulos pagos.

A tela atende hoje o Sicoob, em CNAB 240. Sem convênio por arquivo cadastrado, ela mostra Nenhum convênio por arquivo e o caminho para criá-lo em Convênios de Cobrança.

O que você vê

• 1. Boletos aguardando remessa — a lista dos boletos já gerados que o banco ainda não conhece, com o seletor Convênio (que mostra a próxima remessa numerada) e as colunas Nosso nº, Documento, Cliente, Descrição, Vencimento e Valor. Tudo nasce marcado.
• 2. Importar o retorno do banco — o campo de arquivo que recebe o .RET.
• Remessas geradas — o histórico, com número, convênio, data, quantidade, total e o nome do arquivo para baixar de novo.

Como enviar a remessa

1. Gere os boletos em Contas a Pagar/Receber, pelo botão Cobrar e depois Gerar Boleto. Cada um aparece nesta tela.
2. Escolha o Convênio.
3. Desmarque o que não vai agora. O rodapé mostra "N boleto(s) marcado(s)" e a soma.
4. Clique em Gerar remessa e baixar o arquivo. O arquivo é baixado e aparece "Remessa nº X gerada com N boleto(s). Suba o arquivo … no internet banking."
5. Entre no internet banking do Sicoob, vá em Cobrança, Arquivos, Remessa, e envie o arquivo baixado.

Como importar o retorno

1. No internet banking, em Cobrança, Arquivos, Retorno, baixe o arquivo .RET do dia.
2. Aqui, no bloco 2. Importar o retorno do banco, escolha o arquivo.
3. Leia o resumo: Pagos (baixados aqui), Registrados, Baixados no banco, Recusados e Já estavam pagos.

O que cada resultado faz: pago baixa o título com a data do banco, separando multa e juros do valor principal; registrado confirma que o banco aceitou o boleto; recusado cancela o boleto e devolve o título, que volta a poder ser cobrado de outro jeito, com o motivo escrito na tela; baixado no banco cancela aqui o boleto que você baixou por lá. Importar o mesmo arquivo duas vezes não paga nada duas vezes.

Erros e avisos

• "Informe o dígito da conta no convênio: a remessa leva a conta e o dígito em campos separados." — em Convênios de Cobrança, ponha a conta sem o dígito num campo e o dígito no campo ao lado. A tela avisa antes, no alto da lista.
• "Este retorno é da agência X, conta Y, e nenhum convênio por remessa cadastrado tem essa conta…" — o arquivo é de outra conta. Nada foi alterado.
• "Algum boleto selecionado já foi para outra remessa, foi cancelado ou é de outro convênio. Recarregue a tela."
• "Este boleto já foi enviado ao banco numa remessa. Baixe-o no internet banking; o próximo retorno importado cancela aqui automaticamente." — o cancelamento de boleto já enviado é feito no banco, não aqui.

Ver: seção Convênios de Cobrança. Gerar remessa e importar retorno: permissão Criar lançamento financeiro.

Conciliação

Financeiro → Conciliação

Você baixa o extrato do banco em formato OFX (o arquivo que o internet banking exporta para programas financeiros), envia aqui e casa cada linha do extrato com um título a pagar ou a receber. O título casado vira pago com a data do banco.

O item de menu só aparece se o seu plano inclui o módulo de conciliação.

O que você vê

• Importar extrato — o campo Conta bancária do extrato e o botão Enviar arquivo .ofx.
• Lançamentos a conciliar — colunas Data, Lançamento do extrato (descrição, conta e nome do arquivo), Valor (verde com "+" para entrada, vermelho com "−" para saída), Sugestão de conciliação e Ações. Filtro de período pela data do extrato.
• Já resolvidos — seção recolhível com Ignorados (N) e Conciliados (N), cada um com o botão para voltar atrás.

Como a sugestão funciona: entrada no extrato só casa com título a receber; saída só com título a pagar. A sugestão automática exige valor idêntico e vencimento a até 5 dias da data do extrato. Quando não há sugestão — ou você clica em Não é essa conta — aparece a lista — escolha a conta — com até 30 títulos em aberto da mesma direção, do vencimento mais próximo ao mais distante. Sem títulos: "Nenhuma conta em aberto nessa direção".

Como importar e conciliar

1. No internet banking, exporte o extrato em formato OFX.
2. Escolha a Conta bancária do extrato.
3. Clique em Enviar arquivo .ofx e selecione o arquivo. Aparece "N lançamento(s) importado(s) do extrato."
4. Em cada linha, aceite a sugestão ou escolha o título na lista.
5. Clique em Conciliar. Aparece "Conciliado — conta marcada como paga." O título passa a pago, com a data do extrato e ligado à conta bancária do extrato.
6. Para tarifas, transferências entre contas próprias e outros itens sem título, clique em Ignorar.

Como voltar atrás

1. Abra Já resolvidos.
2. Em Ignorados, clique em Reabrir para devolver a linha à fila ("Lançamento devolvido para a fila.").
3. Em Conciliados, clique em Desfazer e confirme "Desfazer esta conciliação? A conta volta a ficar em aberto." O título volta a pendente; a conta bancária gravada nele permanece.

Erros e avisos

• "Escolha a conta bancária do extrato." — selecione a conta antes de enviar.
• "Nenhuma transação encontrada no arquivo — confira se é um OFX válido" — o arquivo não é OFX ou está vazio; exporte de novo no banco.
• "Essa conta já está paga" — o título escolhido já foi baixado por outro caminho; escolha outro ou ignore a linha.
• "Lançamento já conciliado" / "Lançamento ignorado — não pode ser conciliado" — reabra antes, em Já resolvidos.

Ver: seção Conciliação e o módulo no plano. Importar, conciliar, ignorar, reabrir e desfazer: permissão Conciliação bancária (importar OFX).

Caixa

Financeiro → Caixa

Controle da gaveta de dinheiro do dia: você abre com um fundo, registra o que entra (aporte) e o que sai (sangria, vale), e fecha conferindo quanto há na gaveta. O histórico guarda cada fechamento.

O que você vê

• Sem caixa aberto — o painel "Nenhum caixa aberto" e o botão Abrir Caixa.
• Com caixa aberto — os cartões Saldo Atual, Entradas, Saídas e Saldo Inicial; a tabela Movimentos do Caixa Aberto (com "Aberto em … por Nome") e as colunas Hora, Tipo, Descrição, Valor; no cabeçalho, Cupom (térmica), Fechar Caixa e Novo Movimento.
• Histórico de Fechamentos — Abertura, Fechamento, Operador, Saldo Inicial, Entradas, Saídas, Saldo Final, com filtro de período pela Abertura.

Só existe um caixa aberto por vez na empresa. Saldo atual = saldo inicial + entradas − saídas.

Tipos de movimento

Como abrir o caixa

1. Clique em Abrir Caixa.
2. Informe o Saldo Inicial (R$) (em branco vale zero).
3. Clique em Abrir Caixa. Aparece "Caixa aberto."

Como lançar um movimento

1. Clique em Novo Movimento.
2. Escolha o Tipo, preencha Descrição e Valor (R$).
3. Clique em Lançar. Aparece "Movimento lançado."

Como fechar o caixa

1. Clique em Fechar Caixa. A janela mostra Saldo inicial, Entradas, Saídas e o Saldo esperado.
2. Conte a gaveta e informe em Valor contado na gaveta (opcional). A tela responde "Gaveta bate com o esperado." ou "Sobra de R$ X" / "Quebra de R$ X".
3. Se houve diferença, explique em O que explica a diferença? (opcional).
4. Clique em Confirmar Fechamento. Aparece "Caixa fechado." O valor contado e a observação ficam guardados junto com o fechamento.

Como imprimir

1. Com o caixa aberto, clique em Cupom (térmica).
2. A impressão sai em cupom de 80 mm com abertura, operador, saldo inicial, cada movimento, entradas, saídas e "SALDO ATUAL".

Não há impressão de caixas já fechados, nem edição ou exclusão de movimento.

Erros e avisos

• "Já existe um caixa aberto. Feche-o antes de abrir outro."
• "Preencha descrição e valor." — no movimento.
• "Não é possível lançar movimentos em um caixa fechado." / "Este caixa já está fechado." — alguém fechou o caixa enquanto a tela estava aberta; recarregue.

Ver: seção Caixa. Abrir: abrir_caixa. Lançar movimento: lancar_caixa. Fechar: permissão Fechar caixa.

DRE Gerencial

Financeiro → DRE Gerencial

O demonstrativo de resultado do mês: receita, deduções, custo, despesas e o lucro ou prejuízo, organizados num plano de contas. Serve para enxergar para onde o dinheiro foi, com filtro por centro de custo.

O que você vê

• Período — seletor de mês e ano (o ano atual e os dois anteriores).
• Centro de custo — Todos ou um centro ativo. Os centros são cadastrados em Configurações → Centros de Custo.
• Cartões do topo — Receita Líquida, Lucro Bruto, Resultado Operacional e Resultado Líquido (vermelho quando negativo).
• Demonstrativo — Mês / Ano — os grupos Receita Bruta, (−) Deduções, (=) Receita Líquida, (−) CMV, (=) Lucro Bruto, (−) Despesas Operacionais, (−) Despesas Administrativas, (=) Resultado Operacional, (+) Outras Receitas, (−) Outras Despesas e (=) Resultado Líquido. Cada grupo mostra o total e, embaixo, as contas do plano com o valor do mês. Grupo vazio mostra "sem lançamentos no período".
• Botões — Imprimir, Exportar CSV e Novo Lançamento.

As contas: Receita Líquida = Receita Bruta − Deduções. Lucro Bruto = Receita Líquida − CMV (custo das mercadorias vendidas). Resultado Operacional = Lucro Bruto − Despesas Operacionais − Despesas Administrativas. Resultado Líquido = Resultado Operacional + Outras Receitas − Outras Despesas.

Como lançar

1. Clique em Novo Lançamento.
2. Escolha o Plano de Conta (a lista mostra "código — nome (Grupo)").
3. Se usar, escolha o Centro de custo (opcional).
4. Digite a Descrição. Com três letras ou mais aparece Sugerir a conta com IA; clique nele e depois em Usar esta conta se a sugestão fizer sentido. Só a descrição e os nomes das contas saem para a IA — nunca valores ou nomes de clientes.
5. Preencha Valor (R$) e Data (vem hoje).
6. Clique em Criar Lançamento. Aparece "Lançamento criado."

Como criar uma conta no plano

1. Dentro de Novo Lançamento, clique em + Nova conta.
2. Preencha Código (por exemplo, 3.1.02), Nome (por exemplo, Energia elétrica) e o Grupo no DRE. Como a tela explica: "O grupo define onde a conta entra no relatório e se soma ou subtrai."
3. Clique em Criar conta. Aparece "Conta criada e selecionada." — ela já fica escolhida no lançamento.

Como exportar e imprimir

1. Escolha o mês, o ano e o centro de custo.
2. Clique em Exportar CSV (arquivo com Grupo, Conta e Valor, incluindo os totais) ou em Imprimir (impressão do navegador).

Não há edição nem exclusão de lançamento do DRE nesta tela.

Erros e avisos

• "Preencha conta, descrição, valor e data."
• "Informe o código e o nome da conta."
• "Já existe uma conta com esse código." — escolha outro código.

Ver: seção DRE Gerencial. Lançar: permissão Lançar no DRE. Criar conta no plano: permissão Gerenciar plano de contas.

Onde a nota é emitida

Fiscal → Notas Fiscais

A tela Fiscal não tem botão de emitir. A nota nasce no documento que a originou, e aqui você só acompanha. Esta é a regra que mais confunde quem chega: procure o botão de emissão no pedido, na O.S., no contrato ou na devolução.

De onde sai cada nota

Antes de emitir a primeira nota

• Cadastre o certificado digital A1 e escolha o ambiente (homologação para testes, produção para valer) em Configurações → Certificado Digital.
• Para NFS-e: informe o código do município (IBGE) no perfil da empresa e o item da lista de serviço (LC 116) em Configurações → Catálogo de serviços.
• Para NF-e: confira a natureza de operação padrão em Configurações → Naturezas de Operação. Sem ela, vale o CFOP de cada produto.

O que acontece depois do clique

1. A nota entra em Notas Fiscais como Pendente.
2. A SEFAZ (ou a prefeitura) responde em segundos ou minutos. O sistema reconsulta sozinho, a cada 3 minutos, todas as notas pendentes das últimas 24 horas — e também as autorizadas que ainda não receberam o PDF.
3. A nota vira Autorizada (com DANFE e XML disponíveis) ou Rejeitada (com a mensagem do fisco).

Erros e avisos

• "Cadastre o certificado digital da empresa em Configurações → Certificado Digital antes de emitir." — não há certificado no ambiente atual.
• "Este certificado foi cadastrado no ambiente de homologação e o sistema está emitindo em produção. Reenvie o certificado digital em Configurações → Certificado Digital para liberar a emissão fiscal." — o certificado existe, mas só para testes. Reenvie uma vez.
• "Só é possível emitir NF-e de uma venda faturada." — fature o pedido antes.
• "NF-e recusada: …" / "NFS-e recusada: …" — o texto depois dos dois-pontos é a resposta do fisco. Corrija o cadastro (endereço, NCM, CFOP, código do serviço) e emita de novo.

Notas Fiscais

Fiscal → Notas Fiscais

Lista todas as notas emitidas pela empresa, com a situação na SEFAZ, os arquivos para baixar e as ações de consulta, envio e cancelamento.

O que você vê

• Faixa amarela "Ambiente de HOMOLOGAÇÃO — notas sem valor fiscal" — aparece quando a empresa está em ambiente de testes. Nada emitido assim vale perante o fisco.
• Cartões do topo — Emitidas no Mês (sem as canceladas), Total Faturado (soma das autorizadas), Com Pendência (pendentes e rejeitadas) e Canceladas.
• Filtros — Buscar (número interno ou cliente), Status, Emissão de, até, Valor mín., Valor máx..
• Colunas — Número (ex.: "nº 175, série 1"; "em processamento" enquanto a SEFAZ não autoriza; "—" em NFS-e), Cliente (com CPF/CNPJ), Emissão, Valor, Status (em pendente ou rejeitada, abaixo do selo aparece a mensagem do fisco) e Ações.
• Selos ao lado do número — NF-e, NFC-e ou NFS-e (o tipo); TESTE (emitida em homologação, sem valor fiscal); HSE (histórico importado do sistema antigo — sem XML nem DANFE aqui); AVULSA (registro manual, nunca transmitido à SEFAZ).
• Botões do topo — Exportar CSV (planilha do que está filtrado) e Registrar nota avulsa.

Ações em cada linha

• DANFE (autorizada) — abre o PDF da nota em outra aba, para imprimir ou enviar.
• XML (autorizada) — baixa o arquivo XML, que é o que o contador precisa.
• Enviar (autorizada) — abre a janela Enviar ao cliente com as abas E-mail e WhatsApp.
• Consultar status (pendente) — pergunta agora ao emissor o que a SEFAZ respondeu.
• Reenviar (rejeitada) — leva para o pedido ou a O.S. de origem, onde você corrige e emite de novo.
• Cancelar (qualquer situação, exceto cancelada) — veja abaixo.

Como cancelar uma nota autorizada

1. Clique em Cancelar na linha.
2. Na pergunta "Cancelamento na SEFAZ. Informe a justificativa (mín. 15 caracteres):", escreva o motivo com ao menos 15 caracteres.
3. Clique em OK. O sistema pede o cancelamento à SEFAZ no mesmo ambiente em que a nota foi emitida. Se ela aceitar, a nota vira Cancelada.

Como registrar uma nota emitida fora do sistema

1. Clique em Registrar nota avulsa.
2. Leia o aviso "Isto não emite nota fiscal." — serve para lançar aqui uma nota que o contador ou outro emissor já emitiu.
3. Escolha o Cliente e informe o Valor (R$).
4. Clique em Registrar no sistema. A nota entra como Autorizada com o selo AVULSA, e a tela confirma "Nota registrada no sistema. Nada foi enviado à SEFAZ."

Erros e avisos

• "A justificativa precisa ter ao menos 15 caracteres." — escreva um motivo mais completo.
• "SEFAZ recusou o cancelamento: …" — a SEFAZ não aceitou (prazo vencido, nota já com evento). O texto depois dos dois-pontos explica.
• "Nota fiscal já cancelada." — nada a fazer.
• "Nota sem referência fiscal (não emitida via Focus)." — você clicou em Consultar status numa nota avulsa; não há o que consultar.
• "Selecione o cliente e informe o valor." — a nota avulsa está incompleta.

Ver: seção Notas Fiscais (NF-e). Registrar avulsa e consultar status: Emitir NF-e. Cancelar: Cancelar NF-e.

Ver e guardar o arquivo da nota (XML e DANFE)

Fiscal → Notas Fiscais · Estoque → Notas recebidas

Toda nota que tem chave de acesso mostra três botões: Ver, DANFE e XML. Eles valem tanto para a nota que a sua empresa emitiu quanto para a que o fornecedor emitiu contra o seu CNPJ. Na primeira vez que você abre um arquivo, o sistema guarda uma cópia dele — a partir daí a nota abre mesmo que você troque de emissor no futuro.

O que cada botão faz

• Ver — abre o espelho da nota: emitente, destinatário, itens, totais e duplicatas, numa página que você pode imprimir. O espelho é documento de conferência; o documento fiscal continua sendo o DANFE e o XML.
• DANFE — abre o PDF da nota em outra aba.
• XML — baixa o arquivo da nota. É o que o contador pede, e é o que a lei manda guardar por cinco anos.

Quando o botão avisa em vez de abrir

Ver o arquivo: qualquer uma das seções Notas Fiscais, Notas recebidas, Compras ou Contas a Pagar/Receber.

Importar XMLs de notas antigas

Fiscal → Notas Fiscais → Importar XMLs

Serve para as notas que o sistema não tem como buscar sozinho: as que vieram de outro sistema (e entraram sem chave de acesso) e as recebidas antigas, que a SEFAZ não distribui mais. Você seleciona os arquivos .xml e o sistema faz duas coisas: guarda o arquivo e devolve à nota a chave de acesso que faltava — é isso que faz a linha antiga passar a abrir DANFE, XML e espelho.

Como fazer

1. Reúna os arquivos .xml das notas. Peça ao seu contador ou baixe do sistema antigo. O PDF do DANFE não serve aqui.
2. Em Fiscal → Notas Fiscais, clique em Importar XMLs.
3. Se quiser trazer também as notas que nunca existiram no sistema, marque Criar as notas que não existem no sistema. Sem essa marca, o sistema só completa o que já está aqui.
4. Clique no campo de arquivo e selecione todos os XMLs de uma vez.
5. Acompanhe o progresso e leia o resumo no fim.

O que o resumo diz

• Emitidas com arquivo e Recebidas com arquivo — notas que já existiam aqui e agora têm o documento.
• Emitidas criadas e Recebidas criadas — notas que não existiam e entraram como histórico.
• Arquivos fora — cada um com o motivo: nota de outro CNPJ, arquivo que não é NF-e, ou nota que não existe aqui e você não marcou a opção de criar.

Criar Compra — a mesma permissão de dar entrada de nota.

Situações da nota na SEFAZ

Fiscal → Notas Fiscais

A coluna Status resume o que o fisco respondeu. Esta tabela diz o que cada situação significa e o que você faz em cada uma.

Movimentação

Estoque → Movimentação

Mostra o saldo de cada produto e o histórico de tudo o que mexeu no estoque. É também onde você faz ajuste manual (perda, quebra) e transferência entre filiais.

O que você vê

• Cartões do topo — Total de Itens (soma dos saldos), Valor Total Patrimônio (saldo vezes preço de custo), Estoque Baixo (saldo maior que zero e igual ou abaixo do mínimo) e Produtos Zerados. Os dois últimos ficam com borda vermelha quando há algum.
• Listagem Geral de Itens — Código, Produto, Estoque Atual, Mínimo e Status (Zerado, Baixo ou Normal). O mínimo é definido no cadastro do produto (Produtos).
• Filtros do histórico — Produto / documento, Origem (Todas, Venda, Compra, Produção, Devolução, Ajuste, Ordem de Serviço, Transferência), De e Até.
• Histórico de Movimentações (Kardex, últimas 200) — Data com hora, Produto, Origem, Documento (ex.: "Compra #14", "OS #3", "Ajuste: quebra", "Inventário #2"), Usuário, Quantidade (verde com "+" para entrada, vermelho com "−" para saída), Saldo após e Valor unit.. Botão Imprimir.

Como fazer um ajuste manual

1. Clique em Ajustar Estoque.
2. Em Produto, digite parte do código ou do nome e escolha na lista. Aparece o saldo atual.
3. Escolha o Tipo: Entrada (+) ou Saída (−).
4. Informe a Quantidade e o Motivo (ex.: quebra, perda, contagem).
5. Clique em Confirmar Ajuste. O Kardex registra "Ajuste: motivo".

Como transferir entre filiais

1. Clique em Transferir entre filiais (o botão só existe quando a empresa tem mais de uma filial — veja Filiais).
2. Escolha o Produto (origem), a Filial de destino e a Quantidade.
3. Clique em Confirmar transferência. A saída baixa o estoque da filial de origem e a entrada soma na de destino, criando o produto lá, pelo código, se ainda não existir. O Kardex registra as duas pontas como "Transferência ORIGEM → DESTINO".

Erros e avisos

• "Preencha produto, quantidade e motivo." — falta um campo do ajuste.
• "Estoque insuficiente para a saída informada." — a saída é maior que o saldo.
• "Escolha o produto, a filial de destino e a quantidade.", "A filial de destino tem que ser diferente da de origem.", "Estoque insuficiente na filial de origem." — corrija a transferência.

Ver: seção Movimentação. Ajustar e transferir: Ajustar estoque.

Compras

Estoque → Compras

Lista as entradas de mercadoria. Uma compra nasce Pendente; ao clicar em Receber, a mercadoria entra no estoque e as contas a pagar são criadas.

O que você vê

• Cartões do topo — Total em Compras no Mês (sem as canceladas), Pendentes de Recebimento e Fornecedor com Maior Volume.
• Filtros — Buscar (número da compra, número da nota do fornecedor ou fornecedor), Status, De, Até.
• Colunas — Nº (e, abaixo, "NF 12345/1" quando a nota do fornecedor foi informada), Fornecedor, Data, Nº Itens, Total, Status e as ações.
• Selo HSE — compra importada como histórico do sistema antigo. Não tem itens, não mexeu no estoque nem gerou conta; por isso não tem botões.

Como receber uma compra

1. Localize a compra Pendente.
2. Se precisar corrigir itens ou parcelas, clique em Editar primeiro.
3. Clique em Receber. A tela confirma "Compra recebida — estoque atualizado".

Ao receber, o sistema faz tudo de uma vez: soma cada item ao estoque (convertendo caixa em unidades, se o produto tem unidade de compra cadastrada), recalcula o custo médio do produto, registra "Compra #N" no Kardex e cria as contas a pagar — uma por duplicata da nota, com as datas e valores reais, ou N parcelas mensais conforme o campo Parcelas. A conta recebe o nome "NF 12345/1 — Compra #N (1/3)" ou "Compra #N — recebimento (1/3)".

Como estornar

1. Na compra Recebida, clique em Estornar.
2. Confirme "Estornar esta compra? O estoque que entrou é devolvido e a conta a pagar é apagada."
3. A compra vira Cancelada, o estoque volta (Kardex "Estorno Compra #N") e as contas a pagar ainda não pagas são apagadas.

Situações da compra

Erros e avisos

• "A conta a pagar desta compra já foi paga. Estorne o pagamento antes de cancelar." — vá ao Financeiro, estorne o pagamento e volte.
• "Não dá pra estornar: o estoque de "PRODUTO" já saiu e ficaria negativo." — parte da mercadoria já foi vendida ou usada. O estorno completo não é possível.
• "Só compras pendentes podem ser editadas." — depois de recebida, só estornando e registrando de novo.
• "Compra já recebida" / "Compra já cancelada" — a ação já foi feita.

Ver: seção Compras. Criar: Criar compra. Editar: Editar compra. Receber: Receber compra. Cancelar e estornar: Cancelar/estornar compra.

Nova Compra

Estoque → Compras → Nova Compra

Monta a compra: fornecedor, itens, dados da nota e parcelas. Você pode digitar tudo, usar o leitor de código de barras, ou importar o XML da NF-e do fornecedor — o arquivo que chega por e-mail junto com o DANFE e traz produtos, valores e vencimentos.

O que você vê

• Fornecedor — Filial que recebe e a busca "Buscar fornecedor por nome..." (procura por nome e CNPJ a partir de duas letras). Fornecedor novo? Cadastre em Fornecedores ou direto pela importação do XML.
• Itens da Compra — botões Importar XML da NF-e e Scanner; busca de produto; tabela com Produto, Qtd., Vl. unit. (custo) (já vem com o preço de custo do cadastro), Subtotal e lixeira.
• Resumo da Compra — bloco Nota do fornecedor (Número, Série, Emissão, Frete (R$), Desconto (R$), a chave de acesso e os vencimentos quando vieram do XML); Subtotal (Itens), Frete, Desconto; Parcelas (1 a 60); Total geral = itens + frete − desconto; botões Registrar Compra e Cancelar.

Como registrar uma compra à mão

1. Escolha a Filial que recebe e o fornecedor.
2. Adicione os produtos pela busca e ajuste Qtd. e Vl. unit. (custo).
3. Se tem a nota impressa, preencha Número, Série, Emissão, Frete (R$) e Desconto (R$).
4. Defina as Parcelas.
5. Clique em Registrar Compra. A compra nasce Pendente: o estoque só entra ao clicar em Receber na lista.

Como usar o leitor de código de barras

1. Clique em Scanner.
2. Na janela Adicionar por scanner, passe o leitor em cada produto (ou digite o código e tecle Enter). Cada leitura adiciona o produto ou soma +1 se ele já está na lista.
3. Feche a janela ao terminar.

Como importar o XML da NF-e

1. Escolha a Filial que recebe (a importação só libera depois disso).
2. Clique em Importar XML da NF-e e selecione o arquivo .xml.
3. Confira o cabeçalho (nota, emissão, Total da nota, A lançar) e leia os avisos em amarelo.
4. Em Fornecedor (emitente): se aparece o sinal verde, já está cadastrado. Se não, clique em Cadastrar com os dados da nota.
5. Na tabela, cada linha mostra Item na nota e Produto no sistema. Linhas amarelas não casaram: use "Procurar produto…" para escolher o seu, ou clique em "ou cadastrar novo com os dados da nota".
6. Clique em Aplicar na compra (ou "Aplicar (X de Y itens)" se ficou algo de fora). Nada foi gravado ainda — os dados vão para o formulário, onde você ainda pode editar.
7. Clique em Registrar Compra.

Como o sistema casa os produtos

O código que vem no XML é o código do produto no fornecedor, não o seu. Por isso a importação tenta três caminhos, do mais seguro ao menos, e escreve qual usou:

Ao registrar a compra, o sistema memoriza o de-para. Na próxima nota do mesmo fornecedor, esses itens casam sozinhos.

Só tem o DANFE em PDF ou uma foto?

Serve também. O arquivo é lido no seu computador (não sai dele) e o sistema extrai a chave de acesso de 44 dígitos, que carrega número, série, emissão e CNPJ do emitente. A tela avisa: "Li o DANFE, não o XML. Daqui sai o cabeçalho da nota — os itens você lança na tela." Se o fornecedor não existe, o botão Cadastrar usa a razão social da base pública da Receita. Aplicar cabeçalho da nota preenche número, série e chave e preserva os itens que você já digitou.

Duplicatas e vencimentos

Quando o XML traz duplicatas que somam o total, o resumo mostra "N vencimento(s) da nota serão usados no contas a pagar" e, ao receber, cada duplicata vira uma conta a pagar com a data e o valor reais. Clique em "usar parcelas mensais" para descartá-las e usar o campo Parcelas.

Avisos da importação

• "Esta nota já foi importada na Compra #N. Importar de novo duplicaria o estoque." — pare aqui e confira a compra existente.
• "O destinatário desta nota não é o CNPJ desta filial nem o da empresa. Confira se é o arquivo certo."
• "N de M itens não têm produto correspondente…" — resolva linha a linha antes de aplicar.
• "A nota totaliza R$ X, mas itens + frete − desconto dão R$ Y. A diferença costuma ser imposto (ST/IPI)…" — ajuste o valor se for o caso; o sistema não calcula imposto embutido.
• "As duplicatas da nota não somam o total lançado — os vencimentos serão calculados no recebimento."
• "Não reconheci este arquivo como uma NF-e. Envie o XML da nota…" — o arquivo não é o XML da NF-e (pode ser XML de cancelamento ou outro documento).
• "Não consegui ler a chave de acesso nesta imagem. Tente uma foto mais nítida…" — foto do DANFE ruim; tente outra ou peça o XML.
• "Produto não encontrado (CÓDIGO)." — o leitor leu um código que não está no cadastro.

Criar e importar: Criar compra. Editar: Editar compra. Cadastrar fornecedor ou produto pela importação: Criar fornecedor / Criar produto.

Produção

Estoque → Produção

Transforma insumos em produto acabado por ordens de produção (OP). Ao concluir, os insumos saem do estoque, o produto acabado entra e o custo dele é recalculado.

O que você vê

• Cartões — Planejadas, Em Produção e Concluídas no Mês.
• Filtros — Busca (número da OP ou produto), Status, Criada de, até.
• Colunas — Nº (OP-0001), Produto, Quantidade, Responsável (quem criou), Status e as ações.

Como criar uma ordem

1. Clique em Nova Ordem.
2. Escolha a Filial que produz, o Produto acabado e a Quantidade.
3. Em Insumos consumidos, busque cada componente e informe a quantidade usada. Sem insumos, a ordem só credita o produto acabado.
4. Em Custo adicional (R$), informe mão de obra, energia e o que mais entra no custo. Deixe zerado para montagem de kit, em que o custo do acabado é a soma das partes.
5. Clique em Criar Ordem. Ela nasce Planejada.

Como executar

1. Na linha da OP, clique em Iniciar (vira Em Produção).
2. Quando terminar, clique em Concluir. A tela confirma "Produção concluída — estoque atualizado."

Ao concluir, o sistema baixa os insumos (Kardex "OP-0001", origem Produção), congela o custo de cada insumo naquele momento, soma o acabado ao estoque e define o custo dele como (custo dos insumos + custo adicional) ÷ quantidade produzida. Se esse total for zero, o custo do acabado não muda.

Situações da ordem

Erros e avisos

• "O produto da ordem não pode ser insumo dele mesmo." — escolha outro insumo.
• "Estoque insuficiente de "INSUMO" para concluir esta ordem." — dê entrada no insumo antes de concluir.
• "Só é possível iniciar ordens planejadas." / "Só é possível concluir ordens em produção." — siga a ordem Iniciar → Concluir.

Ver: seção Produção. Criar, iniciar, concluir e cancelar: Produção (ordens de produção).

Notas recebidas

Estoque → Notas recebidas

É a caixa de entrada das notas que fornecedores emitiram contra o CNPJ da sua empresa. O sistema busca essas notas direto na SEFAZ — inclusive as que o fornecedor nunca mandou — e você lança a compra sem precisar do arquivo XML.

Como as notas chegam

• Antes disso, cadastre o certificado em Configurações → Certificado Digital com a opção de recebimento de notas ligada. Sem isso a tela mostra "A busca automática está desligada para esta empresa." e o motivo.
• O sistema busca sozinho a cada 30 minutos, para o CNPJ da matriz e de cada filial. Só entram notas de venda do fornecedor para você (devolução que ele recebeu não vira compra).
• Ao encontrar uma nota autorizada, o sistema dá ciência da operação na SEFAZ automaticamente (só em ambiente de produção). É a ciência que libera o XML completo. A linha mostra "Ciência dada em dd/mm/aaaa".
• Nada vira compra sozinho: a nota espera você clicar em Lançar entrada.

O que você vê

• Buscar agora — força uma busca. Fica desabilitado sem certificado.
• Faixa vermelha "N nota(s) foram CANCELADAS na SEFAZ depois de virar compra." — o estoque e as contas dessas compras continuam valendo; o sistema não desfaz sozinho porque cancelamento às vezes é reemissão com outra chave. Confira em Compras e estorne se for o caso.
• Filtros — Buscar (emitente, CNPJ, número ou chave), Situação (Novas é o padrão; Lançadas, Ignoradas, Todas) e o período Emissão.
• Colunas — Emitente (nome e CNPJ), Nota (número/série, final da chave e um selo vermelho quando a SEFAZ diz "cancelada" ou "denegada"), Emissão, Valor, Estado (Nova, Lançada ou Ignorada, mais a manifestação e o motivo de ignorar) e Ações.

Como lançar a entrada de uma nota

1. Deixe Situação em Novas.
2. Clique em Lançar entrada na nota. O sistema busca o XML na SEFAZ e abre Nova Compra com a conferência já preenchida.
3. Escolha a Filial que recebe — a conferência só abre depois disso.
4. Confira fornecedor e itens, resolva os que não casaram e clique em Aplicar na compra.
5. Clique em Registrar Compra. A nota vira Lançada e fica ligada à compra.
6. Em Compras, clique em Receber para a mercadoria entrar no estoque.

Outros botões

• Ignorar (Nova) — pergunta "Ignorar a nota N de EMITENTE? Motivo (opcional):" e tira a nota da caixa.
• Reabrir (Ignorada) — devolve a nota para Novas.
• Ver compra (Lançada) — abre a lista de Compras.
• Manifestar… — declara à SEFAZ o que aconteceu com a operação: Operação realizada, Desconheço a operação ou Operação não realizada (esta exige "Justificativa (15 a 255 caracteres) — a SEFAZ exige:"). As duas primeiras pedem confirmação: "É uma declaração da empresa ao fisco e não se desfaz."

Situações

Erros e avisos

• "A última busca foi há menos de 2 minutos. A automática roda a cada 30 minutos." — espere antes de clicar em Buscar agora de novo.
• "O XML completo ainda não foi liberado pela SEFAZ para esta nota. Ele fica disponível depois da ciência da operação." — aguarde a próxima busca ou manifeste Operação realizada.
• "Não foi possível baixar o XML desta nota agora. Tente de novo em alguns minutos."
• "Só é possível ignorar uma nota que ainda está como nova." / "Só é possível reabrir uma nota ignorada."
• "Nenhuma nota por aqui" — com certificado: "Quando um fornecedor emitir uma nota contra o seu CNPJ, ela aparece aqui sozinha." Lembre que a SEFAZ libera a primeira consulta de um CNPJ novo cerca de uma hora depois de ativada.

Ver: seção Notas recebidas. Buscar, lançar, ignorar e reabrir: Criar compra. Manifestar: Manifestar nota recebida (confirmar/desconhecer).

Devoluções

Estoque → Devoluções

Registra mercadoria que volta do cliente ou que você devolve ao fornecedor. Ao confirmar, o estoque é ajustado e nasce um crédito no Financeiro.

O que você vê

• Cartões — Total, Pendentes, Confirmadas, Canceladas.
• Filtros — botões de tipo (Todos, Cliente, Fornecedor), de situação (Todos, Pendente, Confirmada, Cancelada) e período.
• Colunas — Nº, Tipo, Cliente / Fornecedor, Motivo, Data, Total, Status e as ações.

Como registrar uma devolução

1. Clique em Nova Devolução.
2. Escolha o Tipo: Cliente (mercadoria volta para você) ou Fornecedor (você devolve).
3. Selecione o Cliente * ou o Fornecedor *.
4. Escreva o Motivo.
5. Em Itens, escolha o produto, a Qtd e o Preço (já vem o preço de venda para cliente e o de custo para fornecedor). Use + Adicionar item para mais linhas.
6. Clique em Criar Devolução. Ela nasce Pendente.

Como confirmar

1. Na devolução Pendente, clique em Confirmar.
2. Leia "Confirmar esta devolução? O estoque será ajustado e isso não pode ser desfeito." e confirme.

Quem emite a nota fiscal da devolução

Depois de confirmada, aparece o botão Emitir NF-e de devolução. Se a devolução não tem a chave da nota de origem, o sistema pergunta "Chave de acesso (44 dígitos) da nota que está sendo devolvida…". A partir daí, a regra fiscal decide:

Situações

Erros e avisos

• "Adicione pelo menos um item válido.", "Selecione um cliente.", "Selecione um fornecedor." — formulário incompleto.
• "Estoque insuficiente para devolver: PRODUTO" — devolução ao fornecedor maior que o saldo.
• "Só é possível confirmar devoluções pendentes." / "Só é possível cancelar devoluções pendentes."
• "Esta devolução já tem nota fiscal emitida."; "Só é possível emitir nota de uma devolução confirmada."; "Cadastre a natureza de operação "Devolução de venda (entrada)"…".

Ver: seção Devoluções. Criar, confirmar e cancelar: Devoluções (criar/confirmar/cancelar). Emitir a NF-e: Emitir NF-e.

Reposição

Estoque → Reposição

Lista os produtos que chegaram no estoque mínimo e sugere quanto comprar para voltar ao máximo.

O que você vê

• Cartões — Produtos Abaixo do Mínimo, Com Estoque Zerado e Custo Estimado da Reposição.
• Sugestão de Compra — Produto, Estoque Atual (vermelho se zerado, laranja se baixo), Mínimo, Máximo, Sugestão de Compra e Custo Estimado. Campo "Filtrar por código ou produto...", botões Exportar CSV e Gerar compra (N).

Entra na lista o produto com estoque mínimo maior que zero e saldo igual ou abaixo dele. A sugestão é máximo menos atual; sem máximo cadastrado, o sistema usa o dobro do mínimo. Os limites ficam no cadastro em Produtos.

Como gerar a compra

1. Clique em Gerar compra (N).
2. A tela Nova Compra abre com todos os produtos da lista (não só os filtrados) e as quantidades sugeridas, com o preço de custo.
3. Escolha a filial e o fornecedor, confira os preços e clique em Registrar Compra.

Ver: seção Reposição. Gerar a compra: Criar compra.

Inventário

Estoque → Inventário

Contagem física com leitor de código de barras. Você abre um inventário para uma filial, passa o leitor em cada item e, ao fechar, o sistema ajusta o estoque nas divergências.

O que você vê na lista

• Colunas — Nº (INV-0001), Aberto em, Filial, Operador, Itens, Status (Em contagem, Fechado, Cancelado) e o botão Continuar ou Ver. Filtro de período Aberto.

O que você vê na contagem

• Scanner — campo "Escaneie ou digite o código e pressione Enter". Cada leitura busca pelo código de barras ou pelo código do produto na filial do inventário; ler o mesmo produto de novo soma +1.
• Faixa amarela "N produto(s) com saldo nesta filial ainda não foram contados" — a lista dos produtos que têm saldo e ninguém leu, com a caixa Zerar o estoque desses produtos ao fechar.
• Tabela — Produto, Contado (editável enquanto aberto), Estoque, Divergência (verde com "+", vermelho com "−") e a lixeira.
• Botões Cancelar e Fechar Inventário no topo.

Como fazer o inventário

1. Clique em Novo Inventário, escolha a Filial e clique em Abrir Inventário.
2. Passe o leitor em cada item (ou digite o código e tecle Enter). A tela confirma "+1 PRODUTO (total: N)".
3. Para corrigir uma quantidade, digite direto na coluna Contado e saia do campo.
4. Leia a faixa amarela. Se você contou a filial inteira, marque Zerar o estoque desses produtos ao fechar: o que não foi lido não está na prateleira. Se contou só uma parte, não marque — os saldos ficam como estão.
5. Clique em Fechar Inventário e confirme a pergunta ("Fechar inventário? N produto(s) terão o estoque ajustado." e, se marcado, "E N produto(s) não contado(s) terão o estoque ZERADO.").

Ao fechar, cada divergência vira um ajuste no Kardex com o documento "Inventário #N" (e "Inventário #N — não localizado" para os zerados). A tela confirma "Inventário fechado. N ajustes aplicados…".

Erros e avisos

• "Produto não encontrado (código "X") na filial deste inventário." — o código não está cadastrado nesta filial. Confira o cadastro em Produtos.
• "Este inventário já foi fechado." — não dá para contar, editar ou fechar de novo.
• "Selecione uma filial." — ao abrir.

Ver: seção Inventário. Abrir, contar, fechar e cancelar: Fazer inventário (contagem).

Oportunidades

Licitações → Oportunidades

A lista de licitações que as suas Pesquisas trouxeram do PNCP. Aqui você vê o que vale a pena, marca interesse e move cada oportunidade no funil.

O que você vê

• Cartões do topo — Oportunidades (quantas estão na tela), Valor Estimado (soma), Encerram ≤ 7 dias e Em acompanhamento (as que estão em Interesse, Analisando ou Participando).
• Abas do funil — Todas, Abertas (prazo ainda não passou), Nova, Interesse, Analisando, Participando, Ganha, Perdida, Descartada, cada uma com o número de licitações.
• Filtros — Pesquisa (todas ou uma pesquisa salva), UF, Buscar (órgão/objeto) e o período de Encerramento. O contador mostra "N de M".
• Colunas — Órgão / Objeto (o órgão, o resumo feito pela IA — ou o objeto original — e os selos), Local, Valor, Prazo e Situação.
• Selo IA n/10 — a nota de aderência ao que você procura: verde de 7 para cima, amarelo de 4 a 6, cinza abaixo. Sem IA configurada, o selo não aparece e a coluna mostra o objeto completo.
• Prazo — Encerra hoje e N dias em vermelho até 3 dias, amarelo até 7, cinza depois; Encerrada quando já passou.
• Botões — Exportar CSV e, só para ADMIN, Limpar….

A ordem padrão é pela nota da IA (maior primeiro) e depois pelo prazo mais próximo. Clique no cabeçalho para reordenar. Clique na linha para abrir o Detalhe.

Como marcar interesse e mover no funil

1. Na coluna Situação, abra a lista da linha.
2. Escolha Interesse. A oportunidade passa para o Acompanhamento e, se o FappZap estiver conectado, o bot avisa no chat interno ou WhatsApp (veja Integrações).
3. Conforme avança, troque para Analisando, Participando e, no fim, Ganha ou Perdida. O que não interessa vai para Descartada.

Situações

Como exportar

1. Ajuste abas e filtros.
2. Clique em Exportar CSV. O arquivo traz órgão, objeto, situação, nota da IA, valor, UF, município, modalidade, encerramento e o link do edital das linhas visíveis.

Como limpar em massa (ADMIN)

1. Clique em Limpar…. Abre Limpar licitações.
2. Marque as situações que devem ser apagadas. Só Nova vem marcada; as já trabalhadas aparecem com "(trabalhada)" e desmarcadas. Se houver uma pesquisa filtrada, só as licitações dela são afetadas.
3. Confira a prévia "Vão ser apagadas: N licitação(ões)." e clique em Apagar N.

Erros e avisos

• "Nenhuma licitação encontrada" — ainda não há pesquisa executada. Crie uma em Pesquisas e clique em Buscar agora.
• "Selecione ao menos uma situação para limpar." / "Nada corresponde ao filtro escolhido." — na limpeza.

Ver e mudar situação: seção Oportunidades. Limpar: só o perfil ADMIN.

Detalhe da licitação

Licitações → Oportunidades → clique na linha

A ficha de uma licitação: o objeto completo, o resumo da IA, os dados do PNCP, o prazo, a situação e as suas anotações internas.

O que você vê

• Voltar para a lista — no topo.
• Selos — IA n/10, a modalidade e o chip de prazo.
• Resumo (IA) — quando existe — e o Objeto completo.
• Anotações — campo livre para o que a equipe precisa lembrar (documentos exigidos, valor da proposta, responsável). Até 5.000 caracteres.
• Situação no funil — a mesma lista da tela de Oportunidades.
• Valor estimado, Local, Encerramento (data e hora), Nº PNCP e Pesquisa (qual pesquisa a trouxe).
• Registrar empenho — só aparece quando a situação é Ganha. Leva a Empenhos com a janela de novo empenho já aberta e a licitação preenchida.
• Abrir edital — abre, em outra aba, a página da licitação no sistema de origem (o portal do órgão ou do PNCP).

Como anotar

1. Escreva no campo de Anotações.
2. Clique em Salvar — o botão só aparece depois que o texto muda. Aparece "Anotações salvas."

Como mudar a situação

1. Em Situação no funil, escolha a nova situação. Ela é gravada na hora.

Erros e avisos

• "Licitação não encontrada" — o registro foi apagado numa limpeza ou o endereço está errado.
• "Não foi possível mudar a situação." — a tela volta ao valor anterior; tente de novo.

Seção Oportunidades.

Acompanhamento

Licitações → Acompanhamento

O quadro (kanban) só com as licitações que a empresa está trabalhando. Você arrasta os cartões de uma coluna para outra para mudar o estágio.

O que você vê

• Colunas — Interesse, Analisando, Participando, Ganhas e Perdidas, cada uma com a contagem e, no rodapé, "Total: R$ …" (soma dos valores estimados).
• Cartão — órgão, selo IA n, resumo ou objeto, valor estimado e chip de prazo. Clique no cartão para abrir o Detalhe.

Licitações em Nova e Descartada não aparecem aqui — só em Oportunidades.

Como mover um cartão

1. Segure o cartão e arraste até a coluna de destino (ela fica destacada).
2. Solte. A situação é gravada na hora. Ao soltar em Interesse, aparece "Marcada como interesse — enviada ao FappZap."

Erros e avisos

• "Nenhuma licitação em acompanhamento ainda" — vá a Oportunidades e marque uma como Interesse.
• "Não foi possível mover." — o cartão volta para a coluna de origem; tente de novo.

Seção Acompanhamento.

Pesquisas

Licitações → Pesquisas

Cada pesquisa diz ao sistema o que procurar no PNCP: estado, modalidade, palavras no objeto, faixa de valor e até quantos dias à frente. As pesquisas ativas rodam sozinhas todo dia; você também pode buscar na hora.

O que você vê

• Colunas — Pesquisa (nome; selo "inativa" quando desligada), Filtros (UF, modalidade, palavras e faixa de valor), Resultados (quantas licitações ela já trouxe — clique no número para vê-las em Oportunidades), Última busca e Ações.
• Ações — Buscar agora, o lápis (Editar) e a lixeira (Excluir).
• Nova Pesquisa — no topo.

Como criar uma pesquisa

1. Clique em Nova Pesquisa.
2. Dê um Nome (por exemplo, "TI em Minas Gerais"). É o único campo obrigatório.
3. Escolha a UF (ou Todas) e a Modalidade: Pregão Eletrônico (já vem marcado), Dispensa, Inexigibilidade, Concorrência Eletrônica, Concorrência Presencial, Pregão Presencial ou Todas.
4. Em Palavras-chave (separadas por vírgula), digite os termos que devem aparecer no objeto (por exemplo, "tecnologia, software, notebook"). Basta uma delas aparecer. Em branco, entram todas as licitações da UF e modalidade.
5. Se quiser, limite por Valor mín. (R$) e Valor máx. (R$).
6. Em Horizonte (dias), diga até quantos dias à frente considerar o encerramento das propostas (1 a 365; vem 30).
7. Deixe marcado Ativa (entra na automação diária) e clique em Salvar. Aparece "Pesquisa salva."

Como buscar na hora

1. Clique em Buscar agora na linha da pesquisa. O botão mostra "Buscando…" — a consulta ao PNCP pode levar alguns segundos.
2. Leia o aviso: "N nova(s) licitação(ões) encontrada(s) · M avaliadas." ("avaliadas" são as que passaram nos filtros, novas ou já conhecidas.)
3. Vá a Oportunidades para ver o resultado.

Cada busca lê até 250 licitações do PNCP. Licitações que já estavam na sua lista não são alteradas — situação, anotações e nota da IA ficam como estavam.

Como funciona a automação

• Todo dia, as pesquisas ativas rodam sozinhas — pelo bot do FappZap conectado em Configurações → Integrações, ou pelo agendador do próprio sistema.
• Quando uma busca encontra novidades, o sistema avisa o FappZap, que posta no chat interno ou WhatsApp: "N licitações novas na pesquisa …".
• O resumo e a nota IA n/10 são gerados na hora se a IA estiver configurada em Configurações → Inteligência Artificial (até 20 novas por busca). Sem isso, o bot do FappZap avalia depois, com o modelo dele. Sem nenhum dos dois, a lista funciona sem nota.

Como excluir

1. Clique na lixeira e confirme "Excluir a pesquisa …? As licitações já salvas continuam."

Erros e avisos

• "Dê um nome à pesquisa."
• "Falha ao consultar o PNCP. Tente novamente." — o portal do governo não respondeu; espere um pouco e clique de novo.

Seção Pesquisas.

Empenhos

Licitações → Empenhos

Quando a empresa ganha, o órgão emite a nota de empenho — o compromisso de pagar. Aqui você registra cada empenho e acompanha o caminho do dinheiro: empenhado, liquidado (o órgão atestou a entrega) e pago. O sistema avisa quando o órgão estoura o prazo.

O que você vê

• Cartões do topo — Total a Receber (saldo dos empenhos não pagos), Total Atrasado (em vermelho) e Recebido no Mês.
• Filtros — Status (Todos, Empenhado, Liquidado, Pago, Cancelado), o botão Só atrasados e o período pela Data.
• Colunas — Número, Órgão, Licitação, Valor, Recebido, Saldo, Status (com "N dias em atraso" em vermelho quando houver) e Ações.
• Novo empenho — no cabeçalho.

Como registrar um empenho

O órgão precisa estar cadastrado como cliente antes.

1. Clique em Novo empenho (ou em Registrar empenho no Detalhe de uma licitação ganha, que já preenche a licitação).
2. Preencha Número, Data, Valor (R$) e o Órgão (cliente), digitando o nome ou o CNPJ para buscar.
3. Se quiser, escolha a Licitação de origem (opcional) e escreva Observações.
4. Clique em Registrar empenho. Aparece "Empenho registrado."

Ao registrar, o sistema cria sozinho um título em Contas a Receber chamado Empenho N, com vencimento em 30 dias. Você pode ajustar o vencimento lá.

Como liquidar, receber e cancelar

1. Quando o órgão atestar a entrega, clique em Liquidar (aparece em empenhos Empenhado). Aparece "Empenho liquidado." A partir daqui corre o prazo de pagamento.
2. Quando o dinheiro cair, clique em Registrar pagamento (aparece em empenhos Liquidado), escolha a Conta bancária e clique em Confirmar pagamento. O empenho vira Pago e o título a receber vinculado é baixado sozinho — não precisa dar baixa no Financeiro.
3. Se o órgão cancelar o empenho, clique em Cancelar e confirme "Cancelar o empenho N?". O título a receber ainda não pago é apagado; o empenho fica no histórico como Cancelado.

Status

Erros e avisos

• "Preencha número, data, valor e órgão."
• "Empenho cancelado não pode ser liquidado." / "Empenho cancelado não pode ser pago." / "Empenho já pago."
• "Já houve recebimento neste empenho. Estorne o pagamento antes de cancelar." — estorne o título em Contas a Pagar/Receber e tente de novo.

Ver: seção Empenhos e Recebimento. Registrar, liquidar, receber e cancelar: permissão Empenhos públicos (registrar, liquidar, dar baixa).

Habilitação

Licitações → Habilitação

As certidões e documentos que todo edital pede, com semáforo de validade, o que está faltando e onde renovar. Você sobe os arquivos de uma vez, o sistema lê a validade de dentro do PDF, e ainda confere um edital específico contra o que a empresa tem.

O que você vê

• Veredito — a faixa verde Documentação em dia ou a vermelha Documentação com pendência, com "Faltam: …", "N vencido(s)." e "N vence(m) nos próximos 30 dias." Os três documentos essenciais (faltar reprova) são a Certidão Negativa de Débitos Federais, o CRF do FGTS e a CNDT trabalhista.
• Conferir contra um edital — bloco para colar o edital (abaixo).
• Enviar documentos — o envio em lote (abaixo).
• Um bloco por tipo de documento — nome, órgão emissor e "validade típica de N dias". Dentro, cada documento com o chip de situação, "até dd/mm/aaaa (em N dias)" ou "(há N dias)", o número e os botões Abrir arquivo, Editar e Excluir. Tipo sem documento mostra como obter, o link Emitir agora → (quando há site nacional) e a dica de nome de arquivo. Tipo com documento mostra Renovar em … →.

Guia de onde emitir

Como enviar documentos em lote

Antes disso, o administrador precisa ter configurado o armazenamento de arquivos. Sem ele, o botão fica desabilitado e a tela avisa: "O armazenamento de arquivos ainda não está configurado…".

1. Nomeie os arquivos como o guia sugere (não precisa ser exato: "CND FEDERAL 2026.pdf" também é reconhecido).
2. Clique em Escolher arquivos e selecione vários PDFs ou imagens de uma vez.
3. Espere a leitura. Cada arquivo é lido no seu computador — nada é enviado ainda — para sugerir Tipo, Emissão, Validade e número. A validade sugerida aparece marcada com "· sugerida".
4. Confira cada linha. Corrija o Tipo quando aparecer "— escolha —" e confira a Validade: a tela avisa "Datas lidas do texto do PDF. Confira mesmo assim." ou, para documento escaneado, que as datas "podem estar erradas".
5. Clique em Enviar N documento(s). Cada linha mostra "Enviando…" e depois "✓ enviado". Aparece "N documento(s) enviado(s)." Os que falharem ficam na lista para tentar de novo; Limpar descarta a lista.

Como editar ou excluir um documento

1. Clique em Editar. Altere Nome, Número, Emissão, Validade e Observações; clique em Salvar.
2. Para trocar o arquivo, envie de novo pelo lote e exclua o antigo com Excluir (confirme "Excluir …?").

Como conferir contra um edital

1. No bloco Conferir contra um edital, informe a Data da sessão. É ela que permite dizer se uma certidão vence antes do dia.
2. Envie o PDF em Ou envie o PDF do edital (lido aqui no seu computador), ou cole a seção de habilitação do edital no campo de texto. Precisa de pelo menos uns 200 caracteres; a tela mostra "N caracteres prontos."
3. Clique em Conferir habilitação.
4. Leia o veredito e a tabela O edital exige / Situação / O que fazer. As situações são Tem, Vence antes da sessão, Vencida e Não tem; nas pendentes, a coluna O que fazer explica como obter e traz o link Emitir em … →.

Quando a leitura do edital por IA não está ligada, a tela avisa que conferiu contra a lista de documentos que quase todo edital exige, e não contra o seu edital. Para ligar, use a função "Ler o edital" em Configurações → Inteligência Artificial. Edital é documento público, então essa função pode rodar até em provedor gratuito; as suas certidões nunca saem do sistema.

Situações do documento

Erros e avisos

• "Escolha o tipo de todos os documentos." — alguma linha do lote ficou com "— escolha —".
• "Não consegui extrair texto suficiente deste arquivo. Cole o trecho de habilitação à mão." — o PDF do edital é imagem sem texto; copie o trecho do portal e cole.
• "Arquivo maior que o limite de 8MB." — reduza o arquivo.

Ver e conferir edital: seção Habilitação (certidões). Enviar, editar e excluir documentos: permissão Empenhos públicos (registrar, liquidar, dar baixa).

Visão geral da tela

Configurações

A tela abre com um cabeçalho Configurações e, à esquerda, uma lista de abas sob o título Ajustes do Sistema. Clique numa aba para ver o painel dela à direita. Ao entrar, a aba ativa é Perfil da Empresa.

O que você vê

Perfil da Empresa

Configurações → Perfil da Empresa

Dados cadastrais e fiscais da empresa, logo, meta de vendas e a política de estoque. Muitas outras telas dependem do que está aqui: a nota fiscal usa CNPJ, inscrição estadual, regime e endereço; o Dashboard usa a meta; o PDV e as ordens de serviço obedecem à política de estoque.

O que você vê

• Logo da Empresa — quadro com a imagem atual (ou um ícone de prédio). Botões Selecionar arquivo (PNG, JPG ou WEBP até 1 MB) e Remover. O logo aparece na barra lateral e nos cabeçalhos de impressão.
• Dados cadastrais — Nome Fantasia, Razão Social, CNPJ, Inscrição Estadual, Inscrição Municipal, Código do Município (IBGE) (7 dígitos, exigido na nota de serviço), Regime Tributário (NF-e) (Simples Nacional, Simples Nacional — excesso de sublimite, Regime Normal (Presumido/Real), Simples Nacional — MEI), E-mail de Contato, Telefone.
• Endereço — CEP, Logradouro, Número, Complemento, Bairro, Cidade, UF. Ao completar os 8 dígitos do CEP, o sistema busca o endereço sozinho e preenche só os campos que ainda estão vazios.
• Metas — Meta Mensal de Vendas (R$), usada no cartão "Metas de Vendas" do Dashboard.
• Política de estoque — a caixa Permitir vender sem estoque.
• No rodapé, Descartar (volta ao que está salvo) e Salvar Alterações.

Como atualizar os dados da empresa

1. Preencha ou corrija os campos.
2. Clique em Salvar Alterações. Aparece "Alterações salvas".

Como trocar o logo

1. Clique em Selecionar arquivo e escolha a imagem.
2. Aguarde "Logo atualizado." — não precisa clicar em salvar.

Erros e avisos

• "Imagem muito grande (máx. 1MB). Reduza o arquivo." — diminua a imagem antes de enviar.
• "Alterações descartadas." — você clicou em Descartar; os campos voltaram ao que estava salvo.

Precisa da permissão Configurações da empresa.

Filiais

Configurações → Filiais

Cadastra as unidades da empresa. Cada usuário pode ser lotado numa filial, e um perfil de acesso pode limitar a pessoa a ver só os registros da filial dela.

O que você vê

• Colunas — Nome, CNPJ, Status (Ativa ou Inativa) e o botão Editar.
• Botão Nova Filial no canto superior direito.

Como criar uma filial

1. Clique em Nova Filial.
2. Preencha Nome e CNPJ. Se você digitar o CNPJ primeiro, o sistema consulta a Receita e sugere a razão social no campo Nome, se ele estiver vazio.
3. Clique em Salvar. Aparece "Filial criada."

Como inativar uma filial

1. Clique em Editar na linha da filial.
2. Em Status, escolha Inativa.
3. Clique em Salvar. Aparece "Filial atualizada."

Erros e avisos

• "Preencha nome e CNPJ." — os dois campos são obrigatórios.

Precisa da permissão Gerenciar filiais.

Grupos de Produto, Marcas e Tipos de O.S.

Configurações → Grupos de Produto · Configurações → Marcas · Configurações → Tipos de O.S.

Três cadastros simples que funcionam do mesmo jeito: um nome e um status. Grupos e marcas classificam os produtos; os tipos de O.S. classificam as ordens de serviço.

O que você vê

• Grupos de Produto — "Categorização de produtos por grupo (ex: Mercearia, Limpeza)". Botão Novo Grupo.
• Marcas — "Marcas/fabricantes associados aos produtos". Botão Nova Marca.
• Tipos de O.S. — "Categorias de ordem de serviço (ex: Instalação, Manutenção)". Botão Novo Tipo.
• Colunas — Nome, Status (Ativo / Inativo), botões Editar e Excluir.

Como criar um registro

1. Clique no botão de criar da aba (Novo Grupo, Nova Marca ou Novo Tipo).
2. Digite o Nome.
3. Clique em Salvar. Aparece "Registro criado."

Como editar ou inativar

1. Clique em Editar na linha.
2. Altere o Nome ou troque o status para Inativo.
3. Clique em Salvar. Aparece "Registro atualizado."

Erros e avisos

• "Preencha o nome." — o nome é obrigatório.

Precisa da permissão Cadastros auxiliares.

Centros de Custo

Configurações → Centros de Custo

Uma forma a mais de classificar os lançamentos do DRE — por loja, departamento, projeto. Cada centro tem um código e um nome.

O que você vê

• Colunas — Código, Nome, Status (Ativo / Inativo), botões Editar e Excluir.
• Botão Novo Centro.

Como criar um centro de custo

1. Clique em Novo Centro.
2. Preencha Código e Nome.
3. Clique em Salvar. Aparece "Centro de custo criado."

Erros e avisos

• "Preencha código e nome." — os dois são obrigatórios.

Precisa da permissão Cadastros auxiliares.

Transportadoras

Configurações → Transportadoras

As empresas que entregam os seus pedidos. No pedido você escolhe uma delas e informa o frete.

O que você vê

• Colunas — Nome, CNPJ, Telefone, Status (Ativa / Inativa), botões Editar e Excluir.
• Botão Nova Transportadora.

Como cadastrar uma transportadora

1. Clique em Nova Transportadora.
2. Preencha o Nome. CNPJ e Telefone são opcionais — se você digitar o CNPJ, o sistema sugere nome e telefone nos campos vazios.
3. Clique em Salvar. Aparece "Transportadora criada."

Erros e avisos

• "Informe o nome." — o nome é obrigatório.

Precisa da permissão Cadastros auxiliares.

Catálogo de Serviços

Configurações → Catálogo de Serviços

A tabela de serviços com preço padrão. Nas ordens de serviço, você escolhe o serviço do catálogo e o preço já vem preenchido.

O que você vê

• Colunas — Serviço (nome, descrição, unidade e duração), Preço Padrão (com o custo embaixo, se informado), Status, botões Editar e Excluir.
• Botão Novo Serviço.

Como cadastrar um serviço

1. Clique em Novo Serviço.
2. Preencha o Nome e o Preço padrão (R$).
3. Se quiser acompanhar a margem, informe o Custo de execução (R$). A tela mostra na hora Margem: X% — em vermelho quando você está vendendo abaixo do custo.
4. Opcionalmente, Unidade (hora, visita, ponto…), Duração (min) e Descrição — o que está incluso.
5. Se o serviço vai sair em nota de serviço (NFS-e), preencha o bloco Fiscal (NFS-e): Item lista serviço (LC 116) (ex.: 14.01), Alíquota ISS (%) e, se a prefeitura exigir, Cód. tributação município.
6. Clique em Salvar. Aparece "Serviço criado."

Erros e avisos

• "Informe o nome do serviço." — o nome é obrigatório.

Precisa da permissão Cadastros auxiliares.

Naturezas de Operação (CFOP)

Configurações → Naturezas de Operação (CFOP)

Cada natureza diz o que a nota fiscal declara que é (venda, bonificação, remessa…), com o CFOP correspondente e a finalidade. Na venda você escolhe a natureza; se não escolher, vale a marcada como padrão. Veja também Notas Fiscais.

O que você vê

• Um quadro explicando o CFOP: 5xxx é saída dentro do estado, 6xxx é saída para outro estado, 1xxx/2xxx são entradas. Venda para outro estado usa o par 6xxx sozinha, e em venda para consumidor final de outro estado o sistema troca 6102 por 6108 (e 6101 por 6107) automaticamente.
• O formulário no topo: Nome (vai na nota), CFOP dentro do estado, CFOP outro estado, Finalidade (1 — Normal, 2 — Complementar, 3 — Ajuste, 4 — Devolução/retorno), caixa Padrão e o botão Adicionar natureza.
• Colunas — Natureza (com o selo padrão e a descrição do CFOP), Dentro, Fora, Finalidade, links Editar e Excluir. Clique no cabeçalho para ordenar.

Como criar uma natureza

1. Digite o Nome (vai na nota) — é o texto que o cliente lê na nota.
2. Informe o CFOP dentro do estado (4 dígitos, ex.: 5102).
3. Se a operação também acontece para outros estados, informe o CFOP outro estado (ex.: 6102).
4. Escolha a Finalidade.
5. Marque Padrão se esta deve ser a natureza usada quando ninguém escolher.
6. Clique em Adicionar natureza. Aparece "Natureza criada."

Erros e avisos

• "O CFOP "dentro do estado" não pode ser 6102: códigos 2xxx e 6xxx são de operação interestadual." — você inverteu os campos.
• "O CFOP "outro estado" não pode ser 5102: códigos 1xxx e 5xxx são de operação dentro do estado." — idem.
• "Os dois CFOP têm sentidos diferentes: …" — um é de entrada e o outro de saída; use dois do mesmo sentido.
• "Não dá pra excluir: N venda(s) usam esta natureza e o CFOP delas seria perdido. Desative-a…" — edite a natureza e desmarque o uso; ela some do seletor e o histórico continua explicável.

Precisa da permissão Cadastros auxiliares.

Formas de Pagamento

Configurações → Formas de Pagamento

Cada forma define quando o dinheiro entra, quanto a operadora leva e qual código vai na nota fiscal. É ela que decide se a conta a receber nasce paga ou fica em aberto em Contas a Pagar/Receber.

O que você vê

• Colunas — Forma (nome, tipo e operadora), Recebimento (Na hora ou D+N, com até Nx quando parcela), Taxa, Fiscal (código de 2 dígitos que vai na nota), Status (Ativa / Inativa), botões Editar e Excluir.
• Botão Nova Forma de Pagamento, que abre uma janela com quatro blocos.

Como cadastrar uma maquininha de cartão

1. Clique em Nova Forma de Pagamento.
2. Em Nome *, escreva como ela aparece no PDV (ex.: Maquininha Stone).
3. Em Tipo *, escolha Cartão de crédito. Os tipos são: Dinheiro, Pix, Cartão de débito, Cartão de crédito, Boleto, Transferência / TED, Cheque, Crediário (carnê da loja), Vale (alimentação, refeição…) e Outro. Trocar o tipo preenche valores típicos do mercado — você pode alterar depois.
4. No bloco Quando o dinheiro entra, deixe Entra na hora (liquidação imediata) desmarcado e ajuste Prazo (dias), Máx. parcelas (até 36) e Intervalo (dias). A tela mostra: "A 1ª parcela vence em N dia(s); as seguintes a cada N."
5. No bloco Quanto a operadora leva, informe Taxa (%), Taxa fixa (R$) e a Operadora. A prévia mostra o que sobra numa venda de R$ 100,00.
6. Em Código na nota fiscal, deixe em branco para usar o padrão do tipo (Dinheiro 01, Cheque 02, Cartão de crédito 03, Cartão de débito 04, Crediário 05, Vale 10, Boleto 15, Transferência 16, Pix 17, Outro 99). Só mude em caso específico: vale-refeição é 11, combustível é 13.
7. Em Conta bancária de destino, escolha onde o valor é creditado (cadastre as contas em Contas Bancárias).
8. Clique em Salvar. Aparece "Forma de pagamento criada."

Como cadastrar Dinheiro ou Pix

1. Clique em Nova Forma de Pagamento e escolha o Tipo * Dinheiro ou Pix.
2. Confira que Entra na hora (liquidação imediata) ficou marcado. Com isso a conta a receber já nasce baixada, em vez de esperar alguém confirmar.
3. Clique em Salvar.

Erros e avisos

• "Informe o nome da forma de pagamento." — o nome precisa de pelo menos 2 letras.
• "Baixa automática significa que o dinheiro entra na hora — o prazo de recebimento precisa ser 0." — desmarque Entra na hora ou zere o prazo.
• "Baixa automática não combina com parcelamento: as parcelas futuras nasceriam pagas." — desmarque Entra na hora ou deixe Máx. parcelas em 1.
• "Não dá pra excluir: N venda(s)/OS usam esta forma de pagamento. Inative-a em vez de excluir." — edite e desmarque Ativa.

Precisa da permissão Gerenciar formas de pagamento.

Certificado Digital

Configurações → Certificado Digital

É aqui que a empresa fica apta a emitir nota fiscal. Você envia o certificado A1 (o arquivo .pfx com senha) e o sistema cadastra a empresa no emissor Focus NFe. O arquivo não fica guardado no FappGE. Depois disso, as notas são emitidas em Notas Fiscais e as notas dos fornecedores passam a chegar em Notas recebidas.

O que você vê

• Avisos do topo, conforme a situação:
  • Verde — "Certificado ativo — a empresa pode emitir NF-e." com "Válido até DD/MM/AAAA".
  • Âmbar — "Nenhum certificado cadastrado. Preencha o Perfil da Empresa (CNPJ, IE, regime tributário, cidade/UF) e envie o certificado abaixo."
  • Azul — "Ambiente de homologação: as notas emitidas são de teste e não têm valor fiscal."
  • Vermelho — "Emissão fiscal não habilitada nesta instalação." O problema não é o seu arquivo; fale com o suporte do FappGE.
• Enviar certificado — Arquivo do certificado (.pfx), Senha do certificado, botões Testar sem salvar e Enviar certificado (vira Substituir certificado quando já há um).
• Vincular tokens manualmente — para empresa que já estava cadastrada na Focus por fora do FappGE. Só Administrador.
• Numeração das notas — para quem migra de outro emissor. Só Administrador vê.

Como configurar o certificado digital

1. Vá em Perfil da Empresa e confira: CNPJ com 14 dígitos, Razão Social igual à da Receita, Inscrição Estadual (se a empresa é isenta, escreva ISENTO), Regime Tributário (NF-e), Cidade, UF, CEP, Logradouro e Bairro. Salve.
2. Volte em Certificado Digital e clique em Arquivo do certificado (.pfx) para escolher o arquivo. Aparece Selecionado: nome-do-arquivo.
3. Digite a Senha do certificado.
4. Clique em Testar sem salvar. O sistema confere o cadastro e envia à Focus sem gravar nada. Se der certo: "Cadastro validado pela Focus. Pode enviar de verdade." Se der erro, corrija o campo indicado e teste de novo — o arquivo e a senha ficam no formulário.
5. Clique em Enviar certificado. Aparece "Certificado cadastrado! A empresa já pode emitir NF-e."

As 12 checagens que o teste faz antes de enviar

Se alguma falhar, a mensagem é "Corrija no Perfil da Empresa antes de enviar o certificado: …" seguida da lista:

O que o envio habilita

O cadastro na Focus sai com NF-e (modelo 55), NFC-e (modelo 65), NFS-e e o recebimento de notas — a busca das notas emitidas contra o seu CNPJ, que alimenta Notas recebidas.

Como vincular a Focus se a empresa já estava cadastrada lá

1. No bloco Vincular tokens manualmente, cole o código de acesso da Focus em Token de homologação e/ou Token de produção. Os indicadores acima mostram configurado ou não configurado para cada um.
2. Clique em Vincular. Aparece "Token vinculado."

Como continuar a numeração de outro emissor

1. No bloco Numeração das notas, escolha o Documento: NF-e (55) — venda de mercadoria ou NFC-e (65) — cupom do consumidor.
2. Informe a Série.
3. Em Número da última nota que você JÁ emitiu, digite o número da última nota (use 0 se a série é nova). A tela confirma: "A próxima nota sairá com o número N, série S."
4. Clique em Assumir a numeração. Aparece "Pronto. A próxima nota sai com o número N."

A tabela do bloco mostra Documento, Série, Ambiente, Última emitida e Próxima sai como. O ícone de lixeira volta a numeração para o emissor (o sistema pergunta: "Voltar a numeração automática do emissor? …").

Erros e avisos

• "Selecione o arquivo .pfx e informe a senha." — falta um dos dois.
• "Focus recusou o cadastro: …" — a Focus não aceitou o certificado ou os dados; leia o motivo e corrija.
• "A Focus aceitou o cadastro mas não devolveu o token de emissão." — fale com o suporte.
• "Cole ao menos um token (homologação ou produção)." — no vínculo manual, um dos dois campos precisa estar preenchido.
• "Informe o número da última nota que você já emitiu (0 se a série é nova)." — o campo está vazio.

Enviar e testar o certificado: permissão Configurações da empresa. Vincular códigos e numeração: só o perfil Administrador.

Recebimento (Pix/Boleto)

Configurações → Recebimento (Pix/Boleto)

Dois jeitos de receber do cliente, um embaixo do outro: a cobrança automática pela sua conta Pagar.me (Pix e boleto com baixa sozinha) e o Pix próprio, em que o sistema monta o código copia-e-cola da sua chave.

Cobrança automática (Pagar.me)

Aparece só se o plano inclui o módulo Cobrança Pix/Boleto. Você conecta a sua conta Pagar.me e a cobrança cai direto nela — o FappGE não entra no meio do dinheiro. A chave fica guardada criptografada e nunca é mostrada de volta.

1. No painel da Pagar.me, vá em Dashboard Pagar.me → Configurações → Chaves e copie a chave secreta (começa com sk_test_ para testes ou sk_ para produção). Se a Pagar.me oferecer uma chave restrita só para cobrança, prefira ela.
2. No FappGE, cole em Secret key do Pagar.me (sk_...).
3. Clique em Conectar Pagar.me. O sistema valida a chave com a Pagar.me antes de guardar. Aparece "Pagar.me conectado!"

Conectado, o painel mostra Conectado (produção) ou Conectado (sandbox/teste), o final da chave e Desde DD/MM/AAAA. O botão Desconectar pergunta: "Desconectar sua conta Pagar.me? As cobranças automáticas param até você reconectar."

Receber direto (Pix / conta própria)

1. Preencha Chave Pix (CPF/CNPJ, e-mail, telefone ou aleatória), Beneficiário (nome no Pix) e Cidade.
2. Em Dados bancários (exibidos ao cliente), escreva banco, agência, conta e titular do jeito que o cliente deve ver.
3. Clique em Salvar dados de recebimento. Aparece "Dados de recebimento salvos."

Com a chave salva, o painel mostra Pix copia-e-cola (chave cadastrada) e o botão Copiar código. É esse código (e o QR) que o sistema envia ao cliente na hora de cobrar.

Erros e avisos

• "Cole a sua secret key do Pagar.me." — o campo está vazio.
• "Isso não parece uma secret key da Pagar.me (deve começar com sk_)." — você colou outra chave (a pública começa com pk_).
• "Chave inválida." ou a mensagem da Pagar.me — a chave não foi aceita; gere outra no painel da Pagar.me.
• "Módulo não incluído no seu plano. Fale com a Fapp para habilitar." — o painel Pagar.me depende do módulo Cobrança Pix/Boleto.

Precisa da permissão Configurações da empresa. O painel Pagar.me exige também o módulo Cobrança Pix/Boleto no plano.

Contador / Exportação Contábil

Configurações → Contador / Exportação Contábil

Cadastra o contador e gera o arquivo com os movimentos do mês para o escritório contábil, em CSV (qualquer software importa) ou SPED simplificado — um insumo para o contador processar no software dele, não a escrituração pronta para transmitir.

O que você vê

• Dados do contador — Nome do contador ou escritório, CNPJ (opcional), Formato preferido (CSV ou SPED simplificado), E-mail do contador, botão Salvar.
• Gerar arquivo do período — Mês, Ano (o atual e os dois anteriores), Formato, botões Gerar e baixar e Gerar e enviar por e-mail.

Como mandar o mês para o contador

1. Preencha os Dados do contador e clique em Salvar. Aparece "Dados do contador salvos."
2. Escolha Mês, Ano e Formato.
3. Clique em Gerar e baixar para receber o arquivo no seu computador ("Arquivo gerado."), ou em Gerar e enviar por e-mail para mandar direto ("Enviado para e-mail@…").

Precisa da permissão Configurações da empresa.

Inteligência Artificial

Configurações → Inteligência Artificial

Cadastra os provedores de inteligência artificial e escolhe qual modelo atende cada função do sistema (resumo de cliente no CRM, leitura de editais, etc.). Você pode usar um modelo barato para tarefas simples e outro melhor para as que exigem mais. Sem provedor, as funções de IA ficam desligadas e o resto do sistema funciona normalmente.

O que você vê

• Por que algumas combinações ficam bloqueadas — aviso no topo: provedores gratuitos usam o que recebem para treinar seus modelos; por isso, funções que enviam nome, valores ou números do seu negócio não rodam neles — só as que enviam dado público.
• Provedores — os cartões de cada provedor, com o selo treina com os dados ou não retém, e os botões Modelo, Testar e a lixeira. Botão Novo provedor.
• Funções — uma linha por função, com o selo de sensibilidade (dado público, número do negócio ou dado de cliente), o selo modelo rápido serve ou vale um modelo melhor, a frase O que sai daqui: e um seletor com — desligada — ou o provedor.

Como cadastrar um provedor

1. Clique em Novo provedor.
2. Em Começar de um preset, clique no provedor desejado — o sistema preenche Nome, URL da API (compatível com OpenAI) (o endereço do serviço) e o modelo sugerido.
3. Cole a Chave da API (a senha de acesso ao provedor). Ela é guardada criptografada e não aparece mais depois de salva.
4. Em Modelo, aceite a sugestão ou clique em Buscar modelos deste provedor para ver a lista real da sua conta.
5. Confira a caixa Este provedor usa os dados enviados para treinar. Na dúvida, deixe marcada — é o lado seguro.
6. Clique em Salvar. Aparece "Provedor cadastrado."
7. Clique em Testar no cartão. Se responder, aparece "Respondeu: …".

Como ligar uma função

1. Na lista Funções, ache a função e abra o seletor.
2. Escolha o provedor. Só aparecem os compatíveis com a sensibilidade daquela função.

Erros e avisos

• "Preencha nome, URL e modelo." — os três são obrigatórios.
• "Nenhum provedor compatível: esta função envia … e todos os seus provedores treinam com os dados recebidos." — cadastre um provedor pago ou local para liberar.
• "Não respondeu." — o teste falhou; confira a chave e o modelo.
• Ao excluir: "Excluir "X"? As funções que usam este provedor ficam desligadas."

Precisa da permissão Configurações da empresa e do módulo Inteligência Artificial no plano.

Backup de Dados

Configurações → Backup de Dados

Baixa uma cópia completa dos dados da empresa para guardar no seu computador: cadastros, vendas, compras, financeiro, estoque, caixa, DRE, notas fiscais e configurações. Senhas nunca vão junto.

Como baixar o backup

1. Clique em Baixar backup agora.
2. Aguarde "Backup gerado e baixado." O arquivo se chama backup-gie_<data>.json.

Erros e avisos

• "Erro ao gerar backup (só ADMIN pode exportar)." — peça a um administrador.

Precisa da permissão Configurações da empresa.

Importar Dados

Configurações → Importar Dados

Traz cadastros, estoque, contas em aberto e contratos de outro sistema (Bling, Tiny, Omie, planilhas, sistema antigo). O arquivo precisa estar no formato fapp-import-v1 — um arquivo de texto com uma estrutura fixa, que uma inteligência artificial monta para você a partir da exportação do sistema antigo. Só o administrador da empresa consegue importar.

O que você vê

• O quadro Como funciona: com os 3 passos e o botão Baixar JSON de exemplo.
• O botão Escolher arquivo JSON.
• Depois de escolher: Prévia do arquivo: com a contagem de Clientes, Fornecedores, Produtos, Contas em aberto e Contratos; as opções Só criar novos (existentes são ignorados e reportados) e Atualizar existentes também (o arquivo vence em caso de conflito); o botão Importar agora.
• Depois de importar: Resultado da importação: com Criados, Atualizados e Ignorados por entidade e, se houver, a lista Erros (N):.

Como importar dados de outro sistema

1. No sistema antigo, exporte o que der: planilhas de clientes, fornecedores, produtos, contas a pagar/receber em aberto e contratos.
2. Clique em Baixar JSON de exemplo para ver a estrutura esperada.
3. Abra uma inteligência artificial (Claude, ChatGPT) e cole o prompt de conversão do guia IMPORTACAO.md junto com a planilha exportada. O guia pede: preservar CNPJ/CPF, usar o código do produto do sistema antigo, converter vírgula decimal em ponto, datas no formato ano-mês-dia, incluir só contas em aberto e não inventar campos.
4. Salve o resultado como um arquivo .json e, no FappGE, clique em Escolher arquivo JSON. Aparece "Arquivo lido — confira a prévia antes de importar."
5. Confira as contagens na Prévia do arquivo:.
6. Escolha Só criar novos (recomendado na primeira vez) ou Atualizar existentes também.
7. Clique em Importar agora. Aparece "Importação concluída: N registros gravados."
8. Leia o Resultado da importação:. Cada erro diz a entidade, o número do item e o motivo.

Como o sistema evita duplicar

• Clientes e fornecedores casam pelo CNPJ/CPF (ou pelo nome exato, se não houver documento). Produtos casam pelo código. Grupos e marcas são criados sozinhos quando não existem.
• Contas em aberto e contratos são sempre criados — importe-os uma vez só.
• O arquivo é lido na ordem clientes, fornecedores, produtos, contas e contratos, então uma conta pode apontar para um cliente do mesmo arquivo.
• Um erro numa linha não cancela o resto — a linha aparece na lista de erros.
• Tamanho máximo: 20 MB. Acima disso, divida em dois arquivos (cadastros primeiro).

Erros e avisos

• "Arquivo inválido: o campo "formato" precisa ser "fapp-import-v1"." — o arquivo não está no formato esperado.
• "Arquivo não é um JSON válido." — o arquivo está corrompido ou não é um .json.
• "Nenhuma entidade reconhecida no arquivo." — as listas estão vazias ou com nomes errados.
• "Empresa sem filial ativa — cadastre uma filial antes de importar" — crie ou ative uma filial.
• "Erro na importação (só ADMIN pode importar)." — peça a um administrador.

A aba pede Configurações da empresa; importar de fato exige o perfil Administrador.

Integrações

Configurações → Integrações

Mostra o status de cada integração e leva direto à aba onde ela é configurada. Também é onde você conecta os servidores do FappZap (o bot de WhatsApp da Fapp) à sua empresa.

FappZap — Dispositivos conectados

Aparece só para o Administrador e quando o plano inclui a Integração FappZap. Você gera um código de acesso por servidor FappZap e cola lá. Com ele, os bots puxam o feed de eventos (por exemplo, licitações novas), a memória na nuvem e as consultas — só desta empresa.

1. Digite um nome em Nome do dispositivo (ex: Servidor da loja).
2. Clique em Gerar token. Aparece "Dispositivo criado — copie o token e cole no FappZap."
3. Na linha do dispositivo, clique no ícone de copiar ("Token copiado.") e cole no FappZap.

Cada linha mostra Último uso: data e hora, Nunca usado ou Revogado. O ícone de revogar pergunta: "Revogar o acesso de "X"? O FappZap desse servidor para de se comunicar na hora."

Os cartões de integração

Clicar em Configurar abre a aba correspondente.

Precisa da permissão Configurações da empresa. O bloco de dispositivos: perfil Administrador e módulo Integração FappZap.

Automações

Configurações → Automações

Regras do tipo "quando acontecer X, faça Y". Enquanto a regra estiver ativa, o alerta aparece no sininho do cabeçalho e respeita a antecedência que você escolher aqui. A ação diz se ele também sai para outro lugar: o FappZap ou o e-mail do cliente.

Desligar a regra tira o alerta do sininho para todo mundo. Se o que você quer é escolher quem vê cada aviso, isso é outra tela: Avisos.

O que você vê

Cada linha tem o interruptor Ativa, o campo de dias e o seletor Ação: Só no sininho, Avisar no FappZap e, nas duas regras que têm cliente do outro lado, Enviar por e-mail ao cliente. Toda mudança é salva na hora. As regras existem em toda empresa desde o início.

Com Avisar no FappZap, o sistema monta o aviso uma vez por dia e o bot o entrega — não é preciso clicar em nada. O botão Executar agora serve para conferir na hora o que a regra está encontrando.

Enviar a cobrança sozinho

É a única automação que fala com quem está fora da empresa. Por isso a regra Cobrança gerada chega desligada, e ligá-la é uma decisão sua.

1. Cadastre o e-mail dos clientes. Quem não tem e-mail no cadastro fica de fora, sem erro.
2. Na linha Cobrança gerada, escolha Enviar por e-mail ao cliente em Ação e ligue o interruptor.
3. Se quiser também o aviso de vencimento, faça o mesmo na linha Conta a vencer e informe a antecedência em dias.

A partir daí, cada Pix ou boleto que você gerar sai por e-mail ao cliente em até quinze minutos, com o mesmo texto do botão Enviar. O que o sistema garante:

• Uma vez só. Cada cobrança é enviada uma única vez, mesmo que a rotina rode de novo.
• Nunca cobra quem já pagou. Título baixado sai da fila antes do envio.
• No máximo 40 por rodada, para um engano não virar centenas de e-mails.
• Sem esconder. O sininho mostra quantas cobranças saíram sozinhas nas últimas 24 horas.

Como configurar um aviso de conta a vencer

1. Na linha Conta a vencer, ligue o interruptor.
2. Digite a antecedência em dias (ex.: 5).
3. Em Ação, escolha Só no sininho. O aviso passa a aparecer no cabeçalho quando faltar essa quantidade de dias para o vencimento.
4. Para testar, clique em Executar agora. Aparece "Automações executadas — N item(ns) no total." e, na linha, Última execução: N item(ns) · ….

Ver e alterar as regras: Configurações da empresa. O botão Executar agora usa uma permissão própria liberada por padrão para todos os perfis. Tudo depende do módulo Automações no plano.

Usuários

Usuários (ou Configurações → Usuários e Permissões → Abrir Usuários e Permissões)

Cria e edita as pessoas que acessam o sistema. Cada usuário tem um perfil de acesso, uma filial opcional e um status.

O que você vê

• Cartões do topo — Usuários ativos (com o limite do plano, ex.: 3 / 5 e Limite do plano Pro, ou Sem limite de plano), Administradores, Gerentes, Vendedores.
• Abas Usuários e Perfis (a segunda só para Administrador).
• Filtro Último acesso por período.
• Colunas — Nome, E-mail, Perfil, Filial, Último acesso (Nunca acessou, Hoje, HH:MM, Ontem, Há N dias ou a data), Status (Ativo / Inativo), botão Editar.
• Botão Novo Usuário no cabeçalho.

Como criar um usuário

1. Se a pessoa precisa de um perfil diferente dos padrão, crie-o antes em Perfis.
2. Clique em Novo Usuário.
3. Preencha Nome, E-mail, Senha (mín. 8 caracteres) e Confirmar senha.
4. Escolha o Perfil * — é ele que define o que a pessoa vê e faz.
5. Se quiser, escolha a Filial.
6. Clique em Criar Usuário. Aparece "Usuário criado."

Como editar, inativar ou trocar a senha

1. Clique em Editar na linha do usuário.
2. Altere Nome, E-mail, Perfil, Filial ou o Status (Ativo / Inativo).
3. Para desbloquear quem esqueceu a senha, digite uma nova em Redefinir senha (mínimo 8 caracteres). Em branco, a senha atual continua.
4. Clique em Salvar. Aparece "Usuário atualizado." ou "Usuário atualizado e senha redefinida."

Erros e avisos

• "Limite de N usuários do seu plano atingido. Fale com a Fapp para ampliar." — o plano tem um teto de usuários ativos. Inative alguém que não usa mais o sistema ou peça a ampliação do plano. Veja o que muda com a licença.
• "Preencha nome, e-mail e senha.", "A senha precisa ter ao menos 8 caracteres.", "As senhas não conferem." — corrija o formulário.
• "Escolha um perfil de acesso — é ele que define o que a pessoa vê e pode fazer." — o perfil é obrigatório.
• "Já existe um usuário com esse e-mail." — o e-mail já está em uso nesta ou em outra empresa.
• "Só um administrador pode conceder acesso de administrador." — um gerente não pode criar nem promover administradores.
• "O usuário precisa de um perfil de acesso. Escolha outro em vez de remover." — ao editar, o perfil não pode ficar vazio.
• No login, "Seu usuário está sem perfil de acesso. Peça ao administrador da empresa para vincular um perfil antes de entrar." — o administrador deve editar o usuário e escolher um Perfil.

Ver a página: a seção Usuários e Perfis no perfil. Criar e editar: permissão Gerenciar usuários e perfis.

Perfis de acesso

Usuários → aba Perfis

Um perfil define tudo de uma vez: o nível (Gerente ou Vendedor), o que a pessoa vê no menu e no dashboard, sobre quais registros ela enxerga, até quanto pode ir em desconto e valor, e o que pode fazer. Você atribui o perfil ao usuário na aba Usuários. O Administrador sempre vê e faz tudo.

O que você vê

• Colunas — Perfil (com o selo padrão nos três do sistema), Nível, Vê / Faz (ex.: 12/50 seções · 20 ações), Usuários, botões Editar e Excluir.
• Botão Novo Perfil.
• Os perfis padrão Administrador, Gerente e Vendedor não podem ser excluídos; neles, nome e nível são fixos, mas visibilidade e ações podem ser ajustadas.

Como criar um perfil (ex.: "Caixa")

1. Clique em Novo Perfil.
2. Digite o Nome do perfil e escolha o Nível-base: Vendedor (operação) ou Gerente (gestão).
3. Em O que este perfil VÊ (menu), marque as telas. Marcar o título de um grupo marca todas as telas dele.
4. Em Blocos do dashboard, marque o que a pessoa vê na tela inicial.
5. Em Sobre QUAIS registros (escopo de dados), escolha uma opção.
6. Em Até QUANTO pode ir (tetos), informe Desconto máximo (%) e Valor máximo por venda (R$), ou deixe em branco para sem limite.
7. Em O que este perfil PODE FAZER (ações), marque as ações (veja a matriz completa).
8. Clique em Salvar perfil. Aparece "Perfil criado."

Telas do menu que podem ser liberadas

Blocos do dashboard

Cartões de indicadores (topo), Tesouraria (financeiro), Gráfico de vendas, Vendas recentes, Metas e insights, Próximos vencimentos.

Escopo de dados

O escopo vale também ao abrir um registro pelo endereço — não é só um filtro de lista.

Tetos

O Desconto máximo (%) é conferido em percentual sobre o subtotal da venda. O Valor máximo por venda (R$) limita o total. Em branco = sem limite.

Erros e avisos

• "Dê um nome ao perfil (ex: Caixa, Estoquista)." — o nome é obrigatório.
• "O perfil Administrador vê e faz tudo — não há o que restringir." — ao tentar editar o Administrador.
• "Perfis padrão (Administrador/Gerente/Vendedor) não podem ser excluídos."
• "Não dá pra excluir: N usuário(s) usam este perfil e ficariam sem acesso. Mova-os para outro perfil antes." — edite cada usuário e troque o Perfil.

Só o perfil Administrador vê e edita a aba Perfis.

Matriz de permissões (ações)

Usuários → aba Perfis → O que este perfil PODE FAZER (ações)

Cada ação abaixo é uma caixa no editor do perfil. Sem a ação, o botão correspondente some da tela ou o sistema responde "Sem permissão para esta ação". Por padrão, Gerente tem todas as ações menos as de Administração (avançado); Vendedor tem só as operacionais do dia a dia (criar, editar, faturar, receber) e não vê custo nem dados bancários.